首先，我们秘书处妥善保管和整理学院协会的所有资料(稿件和电子稿)，安排每次会议的内容、时间、地点和出席情况；接到主席团的任务和会议任务后，提前通知各部门负责人按时到会！做好每次会议和集体活动的记录和工作总结！负责部门各项工作的有序开展，接受董事长组的工作考核和绩效考核！并加强学生会各部门的工作咨询和新成员的注册管理和选拔工作！收集整理主席团和各部门的工作计划和工作总结，作为我们选拔优秀干部的前提和依据；秘书处每周召开一次座谈会，交流工作和想法，总结经验！每月总结秘书处的工作，收集主席团和各部门的工作记录；我们定期向主席团汇报秘书处的工作！
二、秘书处的五级管理方法:
一是通过与学院内各种社团组织的接触，了解其发展现状，从实际出发研究分析，取长补短，制定适合自己的独特管理方法，制定长远发展规划，加强人员的思想交流和文化学习；
二是采取新措施，给秘书科注入新鲜血液。同时加强秘书处内部管理，增强与各部门的凝聚力(内部信息的统一性和外界的影响力)；
第三:与教师和主席团讨论制定协会各项工作计划和各部门的目标要求，严格执行规章制度，加强协会的业务能力(组织和纪律)，具体落实责任制和工作绩效考核；
第四:审查各部门工作落实情况，向主席团报告工作评价；
第一，做好日常工作
1.日常值班工作:接待来访者，帮助解决他们的'工作困难。
2.收集社会协会的各种信息，做好信息的整理和归档工作。
3.负责HKCSS的财务管理。
4.上传和发布决议，确保信息渠道畅通。
5.根据主席团的提议，起草理事会的各项规章制度。
6.完成主席团布置的所有任务。
7.收集活动策划和申请，负责活动审批。
8.协调各方关系，为社会团体的发展提供良好的人文环境。
第二，加强内部建设
(一)制度建设:
1.例会制度:秘书处每周召开一次部门会议，交流总结前一周的工作，安排下一周的工作。每个成员都必须按时参加例会，不得无故缺席。
2奖惩制度:秘书处制定了《淮安信息职业技术学院协会秘书处人员量化考核评价制度》，旨在激励部长，提高工作积极性，更好地做好协会工作。
(2)组织建设:
1、完善值班制度、例会制度等规定，多角度考核部内工作，确保部内高度重视日常工作。
2、坚持制度，针对会员中存在的问题及时在例会上讨论批评和自我批评，注意部里的奖励和批评。
3.鼓励部长们提高工作积极性，思考和总结工作中的问题，促进工作效率的提高。
4.注重内部管理的人性化，强调相互尊重、真诚相待、平等团结，提高大家的凝聚力。
三、干部培训和建设计划:
1.合作体系:加强内外合作，提升自身实力和影响力；
2.决策体系:分工协作，工作目标任务明确；
3.激励制度:严格执行工作目标和奖励制度；
4.自律体系:学会反思自己，总结自己，不断提高自己的修养；
5.反馈制度:学会发现和解决工作中的问题，总结和落实责任；
4.在每周座谈会上，我秘书处遵循“服务第一、自我管理”的工作理念，遵循“指导思想明确、工作思路清晰、工作作风形成、工作重点突出、工作机制创新、工作方法科学”的六项工作要求；在总结工作经验的同时，要通过与其他部门的联网活动来加强我们学生会的团结！对我们来说，无论是在工作中还是在学习生活中，都要虚心学习，对彼此的工作形成合作的理解！只有当我们所有人都在自己家门口建立学生会，共同努力，共同奋斗，才能建立自己的发展平台！一定要坚持到底，永不放弃，在湖南科技经济学院留下我们工作的足迹和身影！这是我的前期工作设想。只有在实际工作中，才能灵活处理，努力成为一名合格的学生会干部！
附件:具体时间安排
9月中旬:安排招聘，面试，选择合适的人员，入选文秘部门
9月底:配合老师和主席团，协调各部门和社团，组织迎新晚会。10月初:组织部门友谊，加强部门间合作。让部门干事对各个部门有个大概的了解。
10月中旬:“精彩活动”。“社区月”的安排，协调各种社团的活动。
11月:对协会联合会各部门、各部门进行考核，评选出本年度优秀部门、协会。
12月:整理、汇总、分类、保存本学期的工作资料。