一、活动方案的策划
一个活动的成功与否，关键在于前期的活动策划方案是否详尽，考虑是否周到完善。具体应包括：活动主题、活动时间、活动地点、参赛对象、参赛形式及要求、活动流程及具体安排、工作人员明细、奖项设置、待准备物资、经费预算等。鉴于前期筹备较完善，所以保证了前期红歌大赛的顺利进行。
二、各上报曲目的伴奏准备
建立一个各部门红歌大赛报名表，汇总包括编号、曲目、曲目类型、姓名、性别、部门、座机联系方式及个人手机联系方式，以方便通知的下达及临时突发状况的通知等。其次，在此表格的基础上，汇总各个曲目所需要的伴奏，同时确定参赛者所演奏曲目伴奏的版本，以防出现伴奏与参赛者所准备曲目不一致的情况出现。此环节需要活动组织者与参赛者的良好沟通，并做详细标注及记录，再进行伴奏的下载、编号、排序、整理等。确保伴奏编号与参赛者编号相一致，以减少在前几次海选过程中出现的纰漏。
三、海选初赛、复赛的通知下达及表格制作
因报名参赛者人数较多，所以进行前几次的海选选拔是十分必要的。在原始报名表格基础上，需参考部门、曲目、参赛者自身等因素，合理安排海选时间。从公司实际情况来看，尽量安排为同部门参赛者在同一时间参加海选；其次，要提前与二期展厅负责人沟通，预约并确认展厅使用时间，避免出现时间通知下去而展厅已被其他部门预约占用的情况出现。在通知的下达方面，有几个途径：①海报张贴。在公司一期、二期、三期主要通道及大、小食堂张贴海报通知；②电话通知。通知各个部门的行政人员告知该部门参赛者海选时间；③QQ群通知。在有各部门行政的群里共享海报等通知，充分确保时间安排的通畅下达。同时在通知海选时间及复赛时间基础上，通知本次红歌晚会的举办时间，张贴海报通知。在这个环节里，要感谢文传同事的密切配合，大家合理分工，积极完成各人所负责的工作，才完美保证了本次活动无遗漏通知的情况出现。
四、评委人选及主持人人选的确定
要在活动前期就安排好本次活动海选阶段及复赛阶段的评委人选名单，同时确定好主持人，完善主持词，将几次的海选时间与评委、主持人沟通确定，预留出时间给评委等安排工作并参加担任本次比赛的评委。同时，应在每一次海选及彩排时提前通知各位评委，以免出现评委时间未协调开的情况。
五、物资的准备
1、活动前期海选阶段的物资准备
海选阶段是在二期展厅举行，因本次活动涉及到全公司各部门参加，所以务必要在各环节做好充分准备。涉及到的物资包括：评委席桌椅的摆放、红色桌布的准备、背景条幅的印制及悬挂、现场观众席椅子的摆放、选手休息备场区椅子的'摆放、评委矿泉水的准备、展厅的提前预约、展厅钥匙的准备、灯光音响的提前调试、海选曲目及选手信息表、评委评分表、签字笔、主持人主持词、主持人人选、工作人员人选及评委人选的确定等。在比赛海选的准备阶段，要提前明确各工作人员分工及主持人、评委人选的确定落实，确保比赛各环节的顺利进行。本次海选阶段，鉴于工作人员经验不足，导致前期准备不完备的情况出现，比如：条幅未及时悬挂，而是海选即将开始才现场安排；音响未及时调试完毕；观众区域桌椅准备不足；未安排专人负责比赛期间观众席的现场秩序等。直接导致现场观众区域秩序混乱嘈杂，一定程度上影响了台上选手的发挥。但在硬件物资准备上，还是很完善的，每一次的海选都将评分表、选手曲目信息表、签字笔、矿泉水、灯光音响等准备充分，没有出现硬伤。
2、红歌晚会期间的物资准备
红歌晚会是对文化传媒组织本次活动成果的公开检验，是对各项目工作人员通力合作成功与否的最好证明。在物资方面涉及到的内容包括：荧光棒的购买及发放、鲜花购买、获奖证书购买及安排发放、矿泉水的购买、纸杯的准备、节目单的设计及印刷、舞台背景的设计、嘉宾席桌椅的安排及摆放、观众区域桌椅安排及摆放、工作人员对讲机、工作人员就餐安排、演员演出服的试穿及租用、演员化妆造型的安排等。在物资购买方面，因前期安排妥当，所以并未出现纰漏，荧光棒、证书、鲜花、矿泉水等物资均按时购买并发放；同时晚会现场嘉宾席及观众席的安排也及时妥当，本环节尚无问题及纰漏出现。
六、晚会彩排时间及晚会举办时间的通知下达
因培训部需在展厅内进行对来自全国的店面经理及导购等进行培训，所以相对占用了晚会的彩排时间，因此，晚会开始前只安排了两次的展厅内彩排，鉴于大合唱节目较多，每次
彩排均要占用整个部门的时间，因此仅安排有问题的节目进行彩排调整。本次通知亦是以海报张贴的形式下发，相对有一定的局限性。再者，本次活动最大的欠缺就是仅仅将红歌晚会举办时间以海报的形式张贴并通知，导致很多部门及员工没有及时注意并看到海报通知，不确定晚会的举办时间及地点，所以就出现了17号晚会举办当天仍有部分员工恍然大悟的情况。就是因为我们的前期宣传不足，导致了此种情况发生，所以，在今后的活动举办过程中，仅仅张贴海报通知活动举办时间是不够的，必须落实到各部门行政以及所有参赛人员，避免此种情况的出现。
七、晚会节目顺序的确定及调整
因本次晚会的节目以独唱和合唱为主，因此在节目安排上就要相应的将独唱与合唱节目穿插进行，这样安排的目的在于，一是调节节目类型；二是方便晚会期间的话筒安排。从曲目内容方面考虑，本次晚会的节目安排是根据时间划分，由歌颂四五十年代的红色战斗英雄，到歌颂伟大祖国，再到颂扬新中国的新时代豪情。尽量在节目类型单一的基础上，将整场晚会的节目丰富起来。
八、主持词的撰写及修改
主持人串词是整个晚会必不可少的，起到穿针引线的作用，因此一定要掌握好主持人串词的注意事项，写好主持词。主持词的撰写要本着押韵、朗朗上口的原则，在围绕活动主题的基础上，尽量避免口语化文字出现，注意音韵感及幽默感，承上启下，调节气氛，与主题及中心思想环环相扣，从而让整个活动更加生动、更加完美。
九、工作人员分工及安排
1、前期海选阶段工作人员分工
海选阶段，要注意的工作人员安排包括：
①现场各种物资的准备，包括评委席桌椅摆放、红色桌布准备、背景条幅悬挂、现场观众席椅子摆放、选手休息备场区椅子摆放、评委矿泉水准备；
②展厅预约、展厅钥匙准备；
③灯光音响提前调试；
④海选曲目及选手信息表、评委评分表、签字笔准备；
⑤主持人主持词、主持人人选及评委人选的确定；
⑥现场秩序维护。
2、晚会现场工作人员的调度
晚会现场工作人员安排包括：总控、现场指导、主持人、灯光助理、音响助理、催场、场务、物资管理、服装管理、礼仪、摄影、摄像、外联接待、秩序维护等。工作人员务必须跟踪晚会的前几次彩排，这样方可对各个节目及节目需求做到熟悉及了解，可以避免陌生及
失误。本次活动的一大缺陷在于工作人员未能到位，直至晚会前一天彩排当日，工作人员仅到位6人，对活动及节目十分陌生，不能及时充分做好服务准备，这也间接导致了晚会现场节目与节目之间的间隔过长，原因就在于现场场务及工作人员未能对活动的进程及需求做到心中有数，很多工作都需要现场安排指挥，一定程度上延误了晚会的顺利进行。所以，晚会前期一定要召开所有的工作人员集合开会，明确工作任务和工作内容，同时充分调动大家的工作积极性和对本次晚会的个人责任感，只有大家的共同努力，才能保证各个环节准备工作的万无一失。否则就极易出现本次晚会的状况：工作人员不到位，准备工作不足，各小项负责人不熟悉流程及工作内容，没有自主协调能力，工作人员之间沟通不畅，衔接差等问题。在今后的组织活动过程中须额外注意避免以上事项。
十、演出服装的租用
演出服装的租用准备需注意以下事项：
①礼服的提前试穿、定好各人礼服的号码及款式；
②提前带领各个节目演出人员去服装租用处选演出服、试款式、定尺码、定套数；
③与服装租用处商谈价格、取服装时间及归还服装时间；
④提前准备好定金、押金等；
⑤付款时索要发票；
⑥安排专人负责服装的租用、套数整理、服装发放、登记、回收、归还；
⑦须特别注意的是，定要小心保管所租用的服装及各种配饰，切勿损坏及丢失，并及时归还。因为一旦出现对服装的损坏及丢失或者是延误归还现象，服装租赁方可能会有额外的收费。
十一、化妆造型的安排
提前约谈当地的各个化妆造型单位，商谈时间、人数、价格等，在晚会当天来公司为演员化妆。同时专人负责化妆造型的演员通知及安排，合理安排演员的发型及化妆设计，统筹兼顾，合理安排时间及人员。本次晚会因需化妆及造型人数较多，现场稍微有些失控，我们活动主办方有统筹安排的权利，故负责人应现场酌情安排演员的化妆及造型。同时，从公司的角度出发，要与合作方良好沟通，协调好对方的工作时间以及就餐时间，让双方在一种愉悦的氛围下工作，以达到最佳效果。
十二、舞台背景及舞台整体效果设计
晚会舞台背景设计及晚会节目单设计均交由品牌推广部平面组负责，围绕晚会主题及中心思想展开，体现晚会精神的同时，亦需与舒朗及时尚元素相结合，方能做出完美的作品。本次晚会的背景设计简洁大方，主题明确。
十三、舞台搭建注意事项
晚会现场的舞台搭建必须提前一天完成，本次活动因舞台搭建方时间延误，导致晚会前一天未能按时彩排，直接影响了次日晚会的演出效果，节目与节目之间衔接不流畅。关于衔接问题原因在于：
①大合唱节目数量较多，演员上场占用一部分时间，导致观众在观看过程中稍觉空场时间过长；
②大合唱与独唱穿插进行，对话筒的需求过于混乱，导致提供话筒工作人员的工作量加大，难以顺畅衔接；
③场务工作人员对工作的不熟悉；
④主持人经验不足，不能很好的协调串场期间观众气氛的调动。
同时，要安排专人负责舞台搭建方工作人员的工作餐，需提前与食堂方面及行政前台沟通好，准备好就餐券，准备好矿泉水。同时，在现场跟踪进度，协调任何临时突发状况及问题，现场把控舞台灯光及音响效果，与对方良好沟通，及时安排空缺环节、及时增加所需物品及设备等，确保万无一失。
十四、道具的制作及准备
首先，提前与需要准备道具的节目沟通，确保道具的按时制作及完成；其次，控制道具的预算，谨防超支；再次，安排好场务工作人员，对需准备道具的节目进行熟悉和了解，明确上场时间及道具摆放位置等，确保节目的顺利进行。本次晚会的场务因彩排未到场跟踪，导致对道具及话筒支架的使用情况不了解，均为临时通知安排，一定程度上延误了节目的开始时间，造成节目与节目之间空场时间过长，今后必须全力避免此种状况发生。
十五、总结——关键在于注重细节
为了本次晚会演出成功，公司各部门领导高度重视，特别是晚会主办方领导，更是付出了艰辛的努力和汗水。通过一个多月的节目筛选、排练和最后演出，各节目演员及部门领导均积极参与，自主创造性较强，同时排练组织得力，一定程度上促进并保证了每一个节目排练的质量和水平。但是，本次活动在成绩取得的同时，也存在一些缺点和不足：
首先，从前期的节目海选到最后的晚会举办，时间战线过长，所以就相对减弱了各个节目的参与积极性和创造热情，同时晚会总时长亦较长，超过了观众观赏节目的最佳时长，导致晚会最后部分观众离场的现象发生。值得称赞的是，虽然晚会当晚气温较低，但是每一个节目均展现出了最高水平，不论是合唱还是独唱，大家都将最完美的状态展现了出来，部分曲目如《乡间的小路》、《红日》、《故乡的云》、《红歌联唱》、《青藏高原》等，均获得了现场观众的热情响应及好评。其次，晚会舞台搭建时间过晚，延误了晚会的提前彩排，造成部分工作人员不熟悉节目流程，在晚会举办当晚临时调用安排，相对延缓了节目的顺畅进行。
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容