档案管理工作意见和建议

为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议：

一、档案管理机构及职责

1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。

2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存

1、保存地点：办公室档案柜

2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 3.1分类 3.2汇总

- 1 - 办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件，形式如下： 接收文件 下发文件

日期:**年*月*日 日期:**年*月*日 接收自：*** 下发至：*** 主题：*** 主题：*** 公司人事资料汇总形式如下：

姓名：** 学历：** 所属部门及职位：** 客户资料汇总形式如下：

国家：** 客户名称：** 主要业务：** 联系人及方式：**

工厂资料汇总形式如下：

类别：** 工厂名称：** 联系人及方式：** 技术性资料汇总形式如下： 日期：**年*月*日 产品名称：**** 最终报价：*****

财务资料：根据时间汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 国际业务资料

以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号 日期 客户名称 业务内容 其他单据是否齐全

- 2 - ***** **** ******** ******** ********* 样品资料汇总形式如下： 外来客户样品 公司生产样品

样品编码：******** 样品编码：********* 样品描述：******** 样品描述：********* 成员公司资料汇总形式如下： 公司名称：*** 主要业务：***

联系人及方式：**** 相关资料包括：*** 三、档案的借阅

因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。 四、处理规定

公司各部门及员工有保护档案的义务，有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案 2.擅自向外界提供、摘抄公司档案 3.涂改、伪造公司档案

4.未及时上报、归档或管理不善

- 3 - 5.未按手续就借阅、外带者

注：监督责任部门为公司办公室，第一责任人为指定的档案管理员，第二责任人为办公室负责人。

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