集团企业合同管理办法细则

集团企业合同管理办法细则

为进一步适应市场经济发展的需要，加强企业合同管理，维护企业的合法权益，防止合同欺诈，减少合同风险，预防和消除合同纠纷，促进企业依法经营和管理，根据《中华人民共和国合同法》和南京邮政局合同管理办法并结合集团公司自身实际制定本办法。

第一章 总则

第一条 合同是平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本办法适用于本集团公司内各企业对外签订的合同性质的文件。

第二条 企业在买卖、赠与、融资租赁、承揽、运输、技术、保管、委托、居间、担保、抵押、转让、建设工程等生产经营、业务往来活动中，必须签订合同并履行本办法所规定的程序。

第三条 订立合同应遵守国家的法律、法规和规章，合同条款应该明确、完备，形式符合法定要求。

第四条 签订合同应当使用国家规定的标准(示范)合同，没有标准(示范)合同文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章的规定。

第二章 合同管理的职责分工

第五条 合同管理实行综合部门管理、职能部门管理和承办部门管理相结合的原则。财务部是合同的综合管理部门，综合办、市场发展管理部等相关部室是合同的职能管理部

门，合同的承办单位是合同具体执行部门。

第六条 合同综合管理部门的职责：

(一)负责宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章。

(二)拟定本企业的合同管理制度，并负责组织实施。

(三)参与重大合同的可行性研究、谈判或文本的起草工作。

(四)对合同的合法性、有效性及合同变更解除等重大事项进行审查，并将审查意见及时反馈给相关部门及集团公司。

(五)监察检查合同的履行情况，对履行中的重要问题进行分析。

(六)管理集团公司合同专用印章，办理总裁、董事长授权委托书。 (七) (七)负责合同报表的统计和管理工作。

(八)、负责对合同承办部门的业务指导，对相关人员进行合同法及其它法律知识的培训。

(九)负责对合同项目的资金来源、使用、支付等条款进行审查，合同有效成立后，按相关法律、法规规章及财经纪律监督定金预付款支付及货款的结算。对未按要求签订相关合同的业务，有权不予付款和结算。

第七条 合同职能管理部门的职责：

综合办、市场发展管理部会同承办单位负责对合同的业务和技术条款进行专业审查。

第八条 合同承办部门的职责：

(一)负责合同对方当事人资信情况(包括对方当事人的主体资格、信用及合同承办人员的资格等)、履约能力的调查，并提供有效资料。

(二)具体负责所承办合同的谈判和文本的起草，保证合同的可行性、合法性和有效性。

(三)严格按照规定的程序完成合同的审批手续。

(四)所有的合同一经签订负责及时提交分管财务人员一份。

(五)负责合同的履行，解决履行中出现的问题；遇有合同变更、解除等重大事项，须及时报领导和财务部门审核同意。

(六)及时向合同综合管理部门报送报表及有关资料；负责建立本部门的合同管理台帐，管理本部门的合同档案和有关资料。

第九条 合同综合管理部门和职能管理部门的合同管理人员及合同承办部门的合同承办人员必须经过有关法律法规知识的培训，掌握一定的法律、法规及业务知识。合同管理人员和承办人员在工作中，必须坚持原则，遵纪守法，杜绝各种不正之风，维护本企业的合法权益。

第三章 合同的签订和履行

第十条 集团公司所属各公司对外签订的合同均以自身(有法人资格)名义或上级具备法人资格的公司名义。

第十一条 集团公司所有的购销活动、委托加工业务、经营采购等活动，除标的额2万元以下且能及时清结的现货交易外(须取得有关发票)，一律签订书面合同。

涉外经济合同应当有中文文本，立卷归档时应将中外文文本一并交存。

第十二条 签订合同，应当具备《中华人民共和国合同法》或其他相应的法律、法规规定的条款，根据合同性质必须具备的条款以及当事人一方要求订立并经双方(各方)协商一致的条款。

第十三条 重大合同文本应由分管局长亲自签署或授权代为签署， 一般合同文本可由分管局长授权代为签署，但应当明确授权签订合同的范围、金额和有效期限，并签发专职或专项“授权委托书”，被委托人应在授权权限范围内签订合同。

第十四条 合同双方当事人有下列情形之一的，不得与之签订合同：

(一)资信不明或资信状况不好，又无可靠担保的。

(二)合同标的额超过其注册资金数额的。

(三)履约能力差或无履约能力。

(四)超经营范围经营的。

(五)合同对方的具体签约人无法定代表人身份证明或有效的法定代表人书面授权委托书的。

(六)其他违反法律法规或规章不宜与之签约的情形。

第十五条 集团公司不得为其他单位或个人提供担保，特殊情况须经分管局长书面同意。在合同签订过程中，应视情况尽可能要求对方提供担保， 以确保合同的履行。担保的方式可采取保证、抵押、定金、留置等形式。

第十六条 集团公司各单位在签订合同时， 实行会签审批制度，并遵守以下基本程序：

(一)合同承办部门按本单位(部门)职责，对合同对方及当事人的资信、履约能力等调查确认后进行合同谈判，并根据合同双方达成的一致意见起草合同文本；对于重大合同应及时通知综合管理部门及相关职能部门参与可行性研究和谈判；

(二)合同承办部门填报“合同审查会签表”，同时将合同的有关文件分送各相关部门，然后由合同综合职能管理部门进行审查，一般合同审查期限不超过2天，重大合同除外。

(三)需要送审的合同文件主要有：

1、拟签订的合同文本；

2、领导批准的合同可行性报告和招投标会议纪要；

3、对方当事人主体资格、资信能力等有关资料；

4、合同的其他必备文件。

(四)职能部门对合同的审查主要是根据本专业的法规政策和业务管理的规定，对合同的政策可行性、经济可行性、技术可行性、业务可行性等方面进行专业审查。审查意见应具体、明确。

(五)合同综合管理部门对合同审查， 主要是审查合同内容是否符合国家法律、政策的规定，合同条款是否完备、严谨，合同审核、签订的手续是否按规定的程序办理等，以保证合同合法有效，切实可行。具体审查内容包括：

1、合同主体的合法性；

2、合同项目的真实性；

3、合同条款是否完备；

4、合同的有关标的数量、价格、质量、结算方式、违约责任等条款是否违反国家有关法律规定；

5、合同的文字是否准确；

6、合同签订的手续是否完备(如批准文件、担保、公证、签章)。

7、其他有关责任条款；

(六)经审查，认为合同无效、部分无效或显失公平，对我单位明显不利的，审查部门

应及时通知并将合同文本退还合同承办部门。合同承办部门应根据审查意见及时与对方当事人协商修改有关条款，直到合同通过审查为止。

(七)经会签，认为合同合法有效的，送相关领导审批，领导签字后由综合管理部门加盖合同专用章。须会签而未经会签审查的合同，该合同不得履行。

第十七条 各单位直接用于销售的产品及配件的销售合同，由各总公司自行会签。各单位采购原材料进行生产的采购合同、低易品、固定资产购置合同、建筑工程合同、加工承揽合同、宣传广告合同等，合同标的额在l 0万元(不合10万元)以下的由各总公司自行会签，10万元以上(含10万元，专项授权除外)的合同须报集团公司进行合同会签，审核通过后方可签订。

对有授权的业务按授权的要求执行，但各总公司必须履行公司内部会签制度，对授权业务的合同集团公司将组织相关部门事后集中进行合同的审查。

第十八条 法律法规规定或认为需要进行公证鉴证的合同，还应当办理公证、鉴证手续。

第十九条 合同签订后企业应当全面履行合同。在合同履行过程中，如出现不能或者不能完全履行时，合同承办部门应及时采取有效措施减少损失；需要变更或解除合同的，由合同承办部门提出，经合同综合管理部门审核，领导批准后，按法律规定的程序进行。对方当事人提出变更或解除合同建议，合同承办部门认为合法，不损害我方利益且可以接受时，应当会同综合管理部门在征得有关领导书面同意后，在法定期限内予以明确答复。逾期答复造成损失的，由责任人承担相应的责任。

第二十条 变更或解除合同，双方均须采用书面形式，按原合同审批程序办理，否则不得变更或解除。

第四章 合同违约及纠纷的处理

第二十一条 合同履行过程中，如发现对方当事人违约，合同承办单位应及时按合同约定及有关法律、法规规定予以处理，应追究对方当事人的违约责任，不得延误时机，以免超过诉讼时效。因个人原因导致超过诉讼时效期限，造成经济损失的，应追究其相应责任。

第二十二条 合同发生纠纷时，合同承办部门应主动会同综合管理部门研究解决办法。一般合同纠纷，原则上由合同承办部门负责处理；重大合同纠纷或合同承办单位认为需要财务、综合办、市场发展部协助办理的一般合同纠纷以及涉及仲裁、诉讼等法律事务的合同纠纷，由综合办、市场发展管理部、财务部在职责范围内负责处理。

第五章 合同的专用章和合同档案

第二十三条 集团公司各单位对外签订合同一律不得使用内部机构章和财务专用章等。合同专用章由财务部门指定专人负责保管或财务部门授权各总公司财务分部专人负责保管。合同盖章应持有“合同审查会签表”，及授权委托书和领导批准的合同文本，由执印人用章。为方便公司经营，对各总公司经常发生的经营性合同5万元以下可以不会签，但合同必须由各总公司负责人签署，这样也可盖章。严格印章的使用管理，严禁开盖有合同专用章的空白合同书，亦不得将其出借给其他单位和个人。印章保管员应将每次合同盖章情况予以记录，包括合同名称、金额、摘要等重要条款，并附合同会签单复印件。对确有特殊原因需带合同章外出的，应有董事长书面授权，并在业务处理完后及时将合同章交还

印章保管员。

第二十四条 合同承办部门应按照档案管理的有关规定，做好合同的编号和装订保管工作，对一年以上的合同文本和有关材料应及时移交综合办公室档案室。

第六章 奖 惩

第二十五条 参与合同签订、审查和管理的相关部门有以下未遵守本办法规定的程序、要求的情形，给本企业带来经济损失的，应按照职责范围承担相应的责任：

(一)未调查了解合同对方当事人的资信情况而与之签约的；

(二)明知属于本办法规定禁止签约的情形而签约的：

(三)未按规定通知合同综合管理部门、相关职能部门参与重大合同的可行性研究、谈判的；

(四)合同应采用书面形式而未采用的：

(五)主管部门未对合同承办部门送交审查的合同文本进行审查的；

(六)未按规定管理合同专用章、空白合同书的：

(七)未按规定擅自对外担保的；

(八)未依法变更或解除合同，未及时追究违约方违约责任，未及时进行仲裁、诉讼的；

(九)发生纠纷后擅自隐瞒，不向领导或上级有关部门汇报的。

第二十六条 企业对在合同管理中成绩显著和为企业避免、挽回重大经济损失的部门和个人给予表扬或奖励。

违反国家法律、法规、在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私、收受贿赂，损害国家和企业利益的，视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任：构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第七章 附 则

第二十七条 本办法由财务部负责解释。并定期或不定期组织有关部门及人员对本企业及所属单位的合同签订、履行、违约和纠纷处理以及合同管理制度执行情况实施监督检查。

第二十八条 本办法所指的重大合同包括：

l、合同标的额在50万元以上(含50万元)的合同；

2、本单位与外国或港、澳、台的公司、合伙企业、独资企业、其他经济组织或个人签订的涉外经济合同。