项目档案管理措施和方法

工程项目档案管理措施 一、工程档案管理存在的问题 对工程档案管理不够重视

档案的作用具有间接性、滞后性、潜在性等特点，决定了档案工作往往容易被 忽视，成为工程项目管理中的薄弱环节。很多工程建设单位在项目成立初期，对档 案的认识不够，忽视档案的重要性，认为档案工作只是在建设工程竣工后进行集中 的整理资料，所以只是在工程投产或竣工之后，才依靠单位的档案管理部门对形成 的大量资料进行突击整理、分类、归档。这样容易造成大量文件材料散失，收集不 全;为工程施工过程中资料的收集和整理带来不便，导致工程资料的失真，工程竣 工档案验收的延期。

档案资料编制质量不咼，完整性、系统性不足

许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执 行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中 的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工 作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有 机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。

归档时间长、环节多，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性 1 / 4 精品文档

工程竣工档案不仅包括施工文件和竣工图，而且还包括前期文件和竣工验收文 件，这两部分资料积累都是源于公司各职能部门活动，从文件资料的产生到归档要 经历相当长的时间，经过许多环节，每一个环节都会影响竣工资料质量，影响档案 归档的齐全性、完整性和准确

性。而且工程项目承建单位多，档案从形成到归档， 需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。参与建 设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档 案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。

二、提高工程档案管理质量的措施

领导重视是做好工程项目档案管理的前提 工程项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据 工程量的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案 管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、 有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程 项目档案管理工作的良好氛围。其次，要建立工程项目档案管理领导责任制 ; 将工 程项目档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导 负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层 层有人抓，处

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处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案 管理网络。 （ 二 ） 制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度 加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任 制，进行考核并与奖惩挂钩。建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节 众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很 难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为 做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的 收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计 划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目 文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。

（ 三 ） 定期开展技术文件整理的检查与指导

考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技 术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工 过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完 整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切 工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术 文件

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整理分类方案及规范表格，统一标准。对各施工单位技术文件的归档工作定期 或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。

（ 四 ） 加强对有关人员的培训

一个单位项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管 档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案的组织者对 档案的重视程度有着极大的关系。针对某些领导和技术人员档案意识簿弱、档案管 理人员与基建负责人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重 视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工 程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将项目建设档案 工作以法律形式进行约定。二是组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻

《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成 档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。