加强企业档案管理体系建设措施

加强企业档案管理体系建设措施

【摘 要】企业的档案是该企业生产经营等全部活动的真实记录，档案管理是企业管理工作的组成部分之一，又为企业发展提供有力支持，因此做好企业档案的规范化管理至关重要。本文主要针对加强企业档案管理体系建设的措施展开了探讨，以期能为相关企业需要提供有益的参考和借鉴。

【关键词】企业档案；管理体系；建设措施

企业档案对于企业自身的发展有着极其重要的作用，为此做好企业档案的管理，加强企业档案管理体系的建设就显得非常必要，如何加强企业档案管理体系的建设，成为了相关工作者急于探讨解决的问题。基于此，本文就加强企业档案管理体系建设的措施进行了探讨，给出了一系列相应的措施，相信对有关方面的需要能有一定的帮助。

1.建立与完善档案管理组织与制度体系，打好“依法治档”攻坚战

档案管理组织与制度体系是档案管理法治化的一把大刀，是“依法治档”的根本保障。在组织体系中，特别要打破过去每个部门设立一名兼职档案员的做法，尊重“谁形成谁移交”的原则，把形成档案的所有岗位都列入档案管理组织体系范围，并且把每个部门的主要技术负责人指定为部门主要兼职档案人员。新型的组织机制，注重档案管理网络功能的发挥与网络结构的包容性，无论部门与人员如何调整都不会削弱网络功能，强调责任到具体“岗位”与“人”，是档案管理体系的组织基础与人力保证。由于现代企业经营模式的综合性和多样性，所形成的档案属文书档案的范畴，而建设工程档案则属于科技档案的范畴，应按照档案各自的形成规律和管理标准进行科学管理。结合企业实际编制档案的分类方案，制定各类档案的管理标准。并注重档案信息的管理，用科学的方法和现代化的管理手段借助计算机技术，对档案信息进行综合管理，建立数字化全文数据库，实现科学、方便、快捷的档案管理和利用。

在制度体系中，首先要对国家、地区与行业的规范作全面深入的总结与梳理，在尊重国家规范的前提下，从行业的角度，结合企业自身的特点进行制订与修订。要突出在信息化背景下“收集是档案第一要务”“简化整理”“注重服务功能”，强调规范的实际可操作性。宏观层面修订《档案管理办法》，微观层面修订各类档案的收集、整理、保管、利用、考核等全过程的档案管理规范体系，制订侧重于企业信息化、档案数字化、资源整合与共享的档案信息化管理规范体系，以及档案管理的各类制度体系。对于信息化的新产物——数码照片、视频文件的管理，结合实践，进行科学创新，制订《照片与视频档案管理规范》。制度体系建设是一项长期的工作，要不断去探索、发现、改进、优化制度中存在的问题，并记录下来，积累到一定程度集中修订与完善，保障制度的有效发挥，坚决打好“依法治档”的攻坚战。

2.创建信息时代档案流程管理体系，避免制度流于形式与表面

在传统档案管理中，往往制度流于形式，工作衔接上不协调，细节上缺乏具体的操作方法，存在责任不明、有令不行、执行不力等问题，致使档案收集难、管理难等问题。在日常管理中，很多时候职能部门并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具体的落实与操作细则去指导实践。流程就是执行力，是规范的具体落实，而规范又是流程管理的执法依据，两者相辅相成。流程管理就是将档案管理的目标进行逐个分解，并具体落实在流程上面，各个环节紧密联系，有严格的先后顺序，让处于流程环节中的所有人都懂得，档案的事务分别由谁来做、怎么做以及如何做好的标准就一目了然。档案流程化管理，有利于职责清楚、责任分明，消除了人浮于事、扯皮推诿、执行不力的痼疾，彻底消除原有工作环节之间的摩擦，大大提高档案管理的效率与管理品质。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展， 要吧电子管理工程建设起来， 把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。

3.定期下达《归档任务书》，打破制度的框框，解决档案收集难

收集是档案的第一要务，是传统档案工作中的难点。《归档任务书》是把各门类档案所要收集的资料集中汇编并明细，将责任落实到岗位与人。《归档任务书》打破了规范的条条框框，尤其在业务操作上缺乏灵活性以及其内容与形式在办法、规范中所不能表达的地方，讲究实用性与可操作性，是对管理规范的重要补充，是流程管理的进一步细化与落实，是档案管理体系的重要组成部分。它紧紧围绕“收集是档案工作第一要务”的宗旨，做到“档案收集全覆盖”“责任落实全到位”“归档资料全明细”，每年根据企业发展的实际情况修订、编制成册，并在头年12月份定期下达，可以彻底解决档案收集难的问题。

《归档任务书》主要包括收集范围明细表、归档文件要求、移交时间及移交要求。特别是收集范围用各类明细表的形式，罗列重要档案项目资料的详细清单，让部门人员有针对性地去收集。

4.实现规范化操作，规范档案管理操作流程

（1）要对档案管理的流程有明确的认识，结合企业的内外因素，全面掌握企业的业务进行情况，对企业业务的了解不能停留在表面，还要更加深入全面的分析，以了解业务活动的方方面面，对企业的业务活动烂熟于心，对其面临的问题，问题的对策等等也要下足功夫。

（2）要确定档案的来源，也就是说确定档案在哪些业务过程中形成，这是档案整理归档的依据，要切实重视起来，避免出现问题。

（3）就要按照一系列流程完成企业档案管理的程序，档案管理工作要做到细心、认真，发现错误及时纠正，以保证档案具有实用价值。

房地产企业要想做大做强，就一定不能忽视管理的重要性，我们不难看出，一个企业的生死存亡往往就决定于一个企业的管理水平的高低，企业要树立正确

的认识，将管理贯彻企业生产经营的始终，对于房地产企业来说，档案管理应当引起足够的重视，作为企业管理活动中的重要一环，其作用不容小觑。俗话说，千里之堤毁于蚁穴，一个小小的纰漏就可能引发大的危机，所以对企业来说要不断提高档案管理水平，使其为实现企业利润的最大化服务。

5.全面整合档案资源，构建档案信息网络化与共享

服务整合档案资源，实现网络共享，是档案工作的最终目的与方向。它是以档案管理系统软件为桥梁，通过电子数据的导入、与企业主要业务系统之间的接口链接开发等手段，实现档案资源的全面整合，通过条目检索与全文检索，实现档案资源的共享服务。房地产企业档案管理的过程， 需要寻求多个企业的合作， 行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中， 可以互相学习， 吸收各自的发展经验和优势， 提高自身的竞争力。

在信息化的现代企业，要配置适合信息量大、传播速度快、网络化的档案管理的软硬件设施设备，开发档案管理系统与企业主要业务系统的关联接口，通过创建数字化档案室与档案登记备份，实现传统档案、企业各业务系统，各类电子文件等档案资源的全面整合与网络共享服务，构建档案信息的网络化收集、管理、存储、服务等各环节的管理体系。

6.结语

综上所述，加强企业档案管理体系的建设对企业自身的发展有着极大的促进作用，因此，我们就需要通过有效的途径，采取有效的措施，做好档案管理体系相应的工作，以完善和提高档案管理体系的建设，从而在一定程度上促进企业的发展。 [科]

【参考文献】

[1]周佩珍.论适合企业创新需要的档案管理体系建设[J].现代企业教育，2013（08）.

[2]胡义云.浅谈企业信用档案管理体系建设[J].办公室业务，2014（03）.