文件与记录编写规范

 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第1页 Revision history 修订记录 版本/修改 修订日期（年-月-日） 修订人 修订简述 过程绩效 项次 测量指标 测量方法 监视周期 目标值 编制 日期 审核 日期 批准 日期 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第2页 1 目的 统一公司管理体系文件的编写格式。 2 适用范围 适用于公司内部管理体系文件的编写。 3 职责 3.1 质保部负责本规范的编制，指导检查各部门按此要求编制文件。 3.2各部门管理体系文件编写按照本规则要求进行，并报质保部备案。 4 编写要求 4.1 文件总要求 4.1.1 文件的编制应尽可能简单、明了，易于理解，并在结构、表述、术语等方面保持一致。 4.1.2 各类文件之间的表述应保持一致。 4.1.3 技术与作业指示文件的编写按照《技术与作业指示文件编写规范》规定执行。 4.2 文件的结构 4.2.1文件封面格式 4.2.1.1 质量管理手册封面(见附录A)。 4.2.1.2 程序文件不设封面，其正文首页为封面(见附录B) 4.2.1.3 管理规范(三级文件)不设封面，其正文首页为封面(见附录B) 4.2.2 文件页面格式 4.2.2.1 文件页面(见附录C) 4.2.2.4程序文件和管理规范文件修改在正文最后条款，见附录D。 4.3 文件正文要素 4.3.1 目录 4.3.1.1如果该文件编写目录后能使阅读人获得对文件有一个总体概念，而且利于查阅该文件各章节， 则该文件必须要有目录。如果此文件比较短小，则可不编写目录。 4.3.1.3文件的目录内容包括：目录号、文件的章节名称及所在页码或文件编号。 ⑴ 编号与标题之间空一个字的距离； ⑵ 标题与页码之间用“……”连接； ⑶ 页码不加任何括号 如( )、｛ ｝、［ ］等； 4.3.2 正文要素 4.3.2.1 文件名称 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第3页 文件名称的措词应特别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。 4.3.2.2 文件修改记录 绘制出修改记录表 4.3.2.3 目的 扼要叙述文件编制的目的。 4.3.2.4 适用范围 依据文件的基本内容，明确该文件的适用范围。 4.3.2.5 引用文件 列出文件所涉及到的引用文件。 4.3.2.6 定义 明确文件中特殊术语的定义。 4.3.2.7 职责 明确相关部门、人员的职能分配。 4.3.2.8 工作程序或内容 按要求具体阐述文件中所涉及到的内容，要力求层次清晰、文字精练内容简洁、清楚。 4.3.2.9 相关记录 列出文件所涉及到的记录。 4.3.2.10 文件结束标记 以文件页面横向布局三分之一长的横线表示结束。 4.3.2.11 标明文件的编制、审核、批准 文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名) 4.4 层次划分 4.4.1 层次的名称 层次的名称及示例见下表： 名称 章 节 条 条 段 1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号 或a)、b)、c) 编号示例 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第4页 附录 4.4.2 层次的编排 4.4.2.1 章 附录A、附录B等进行编号 ⑴ 文件的章，应该从“目的”开始编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录 不编阿拉伯数字。 ⑵ 每一章应有一个标题，放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。 4.4.2.2 节 节是章的有编号的细分单元，每一节应用一个标题，放在其编号之后，并单独成一行。 4.4.2.3 条 条是节的有序编号的细分单元，第一层次的条可以进一步再细分为第二层次的有编号的条。 4.4.2.4 附录 附录是该文件所提及到的图、表、说明等，附录的标号应采用大写的英文字母来表示。 4.4.2.5 编排要求 ⑴ 公司内部文件的内容层次编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加下脚点，章节条层次的编号 均顶格起排，编号与文字之间空一个字的距离，条文应与章节条的标题对齐，回行时顶格起排。 ⑵ 无编号列项说明的文件条文，每一项前均加带半个圆括号的英文小写字母，字母编号与文字对 齐，字母编号与文字之间空半个字的距离，回行时顶格起排齐。 ⑶ 文件中公式应另行排在版心左右居中位置，很长的公式尽可能在等号处回行，如果做不到这点， 就在+、－等符号处回行。公式中如有字符需解释，应注明“式中：”二字另行左起顶格排，所要注释的符号按先左后右，先上后下顺序紧接排在冒号后面，用双连接线与注释连接，双连线取齐。注释回行时与双连线后面的文字对齐。 4.5 表式和附录的编排要求 4.5.1 表头及表格画法 4.5.1.1 文件或记录表格中如果所有单位相同时，则应将单位放在表的右上角。 4.5.1.2 表格画法采用封闭式，即要边框线。 4.5.1.3 如果表的长度超过两页或两页以上，应有每页重复表的编号，并应在编号后用适当的文字外 加括号注明。 ……“表1(续)”，在表未完的各页中。 ……“表1(完)”，在表的未页。 4.5.2 字体、符号、单位 4.5.2.1 表头的字体应采用宋体加粗编排，表格内的字体用宋体编排，字体大小由编制人按表格大小 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第5页 情况选定。 4.5.2.2 符号及单位应符合相关规定要求，均采用国家标准进行编写。 4.5.3 附录 通常每一个附录应另起一页书写。“附录”二字写在左起顶格位置。如有多个附录较短时，可同一页编排多个附录。 4.6 文件编号规则 a） 质量手册编码规则 HM/QMXXXX-XX 版本(A-Z) 手册发布年份 华脉拼音开头大写字母/质量手册英文开头大写字母 b）程序文件编码规则 HM/QPX.X-XX 顺序号 标准章节号 如4.2文件控制 华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母 c） 模具图纸（技术文件）编码规则 HM/MDXXXXX-xx 备用模顺序号 模具号（顺序号） 华脉拼音开头大写字母/模具图纸英文开头大写字母 d) 作业指导书（作业指示文件）编码规则 HM/QDXXXXX-XX c b a 华脉拼音开头大写字母/作业指导书 a : 0—设备作业指导书；1—产品作业指导书；2—返工作业指导书 b: 顺序号（如：0000）； c: 版本号(00-99) e) 检验指导书（作业指示文件）编码规则 HM/QCXXXXX-XX c b a 华脉拼音开头大写字母/检验指导书 a : 1—进货检验规程；2—过程检验规程；3—成品检验规程； 4—产品出厂检验规程 b: 顺序号（如：0000）； 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第6页 c：版本(00-99) g)管理规范类文件编码规则 HM/QP-MXX 顺序号 管理英文开头大写字母 华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母 i)国家法律、法规编号表达形式 HM/WFXXX—XXXX 批准年代号，用四位阿拉伯数字表示 顺序号，用三位阿拉伯数字表示 国家法律、法规代号，用大写拼音字母“F”表示 华脉拼音开头大写字母/外来拼音开头大写字母 本公司所采用的国家标准、行业标准、地方标准，原编号继续有效，也可单独使用。根据标准所属类别，按本标准的要求，再赋予该标准一个体系序号。 j)产品编号 产品编号按顾客图纸规定。 k)项目编号 HM/P–XXXX-XXX 本年度项目顺序号 项目开始年份/月份 华脉拼音开头大写字母/项目英文开头大写字母 l) 记录编号 QRXXXXX-X 顺序号 该标准代号 质量记录英文开头大写字母 5.2.9 企业标准编号由质保部标准化员统一编号，其它部门不得自行编号。 5.2.10 需要修订后使用的文件，如作业指导书、检验指导书等，在修订时进行编号更改，执行本指导书第5.2条款的要求。 发布部门 初版日期 文件与记录编写规范 质保部 修订日期 生效日期 版本 修 改 文件编号 共 7页 第7页 5.2.11 对于客户提供的图纸和文件，可以直接使用原编号。 5.2.12 标准经复审后需要修改时，其编号只修改年份，其余代号及编号不变，在原标准编号位置上写新编号，下边写被代替标准编号。 5.2.13 标准需要废止时，在标准明细表的备注栏内写明废止日期。 6 相关记录 无 7 附录 附录A：质量管理手册封面 附录B：程序文件、管理规范性文件首页 附录C：文件页面 附录D：程序文件、管理规范性文件修改 附录E：字体和字号的规定