酒店档案管理制度

一、目的： 二、适用范围：

公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则： 档案整理方法：

（1）、按公司制定的编码分类整理。

（3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。 （4）、准确地做好文件索引，以便于查找。

（8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、档案室管理规定

（1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。

（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。

（3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。

（4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

3、档案文件借阅规定

（2）、目录不给借出，只供在档案室阅；

（3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。

4、档案销毁管理

（2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。

（3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。

（4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。 （5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。

（6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。

（7）、所有销毁申报表及相关的销毁记录应另行单独立卷整理，作为永久性档案保管。 需要管理的档案明细：

1、建设工程施工许证 2、建设用地立项申请批复 3、国有土地使用证 4、建设工程规划许可证

5、长沙市建设工程规划许可证附件 6、宗地图、总体规划图 7、设计图纸会审纪要 8、建设单位税务登记证 9、建设单位组织机构代码证 10、建设单位营业执照 11、建设工程竣工验收意见书 12、建设项目环境影响报告表 13、商品房预售许可证

14、建筑工程竣工验收消防备案检查结果告知书

15、建设工程竣工验收备案表

16、配套设施全部投入使用（选登图片） 1、不锈钢水箱

2、中区、高区、商业变频水泵 3、各栋公共部分照明配电箱 4、各栋普通电梯电源箱 5、各栋消防风机电源箱 6、地下室消防风机电源箱 7、地下室战时风机电源箱 8、负一潜污泵控制箱 9、消防泵控制箱 10、喷淋泵控制箱 11、水泵房电源箱 12、地下室照明控制箱 13、消防风机配电箱 14、地下室潜污泵配电箱 15、地下室照明配电箱 16、地下室消防风机配电箱 17、地下室战时风机配电箱

18、监控室电源控制箱 19、潜污泵

20、负二潜污泵控制箱

21、火灾报警控制器（联动型） 22、手动火灾报警按钮 23、火灾声光报警器 24、消防栓按钮 25、火灾显示器

27、点型光电感烟火探测器 28、点型感温火灾探测器 29、火警联动输入模块 30、地下室消防栓泵 31、地下室喷淋泵

32、消防箱（水带1根、水枪头1个） 33、楼层灭火器 34、喷淋头 35、消防分机 36、楼层照明应急灯

37、安全出口、疏散指示标志

38、水泵控制箱 39、屋面风机电源箱 40、屋面电梯电源箱 41、强电井电源箱 42、商铺电表、表箱 43、进道口电缆、桥架 44、地下室临战型钢堵板 45、路灯配电箱

46、路灯、景观灯、景观水泵 47、弱电输出光机 48、水平压缩垃圾站 三、服务标识与服务承诺

1、服务标识目录及图片 2、兰亭峰景服务承诺 四、公众制度

1、临时管理公约 2、住户手册

3、房屋使用说明书、质量保证书 4、房屋装修手册

5、房屋本体维修规定 6、电梯使用管理规定 7、消防管理规定 8、消防组织架构图 9、物品放行管理规定 10、公共卫生管理规定 11、大门岗岗位职责 12、安全管理制度 13、车辆出入管理规定 五、业主委员会

1、筹备小组人员名单 六、物业合同

1、安泰·幸福里前期物业管理服务合同 七、企业发展与创优规划

1、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》规划及实施方案 2、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》的复函 3、创优宣传图片 4、业主征求创优意见表 八、架构与内部制度

1、公司组织架构

2、各项管理制度（见《内部管理制度/管理规定》） 3、各岗位工作标准（见《内部管理制度/管理规定》） 4、员工考核管理办法 九、专业化管理

1、管理人员证书一览表 2、专业技术人员证书一览表 十、规范管理

1、员工手册 2、员工行为规范

3、文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范 4、员工花名册

5、工作人员着装标准照片（见《上墙制度》） 6、员工应知应会培训记录表 十一、财务管理 1、财务管理制度

2、固定资产、低值易耗品及办公用品管理制度 3、有偿服务收费标准一览表 4、物业服务收费标准批复文件

5、财务年度审计报告 十二、业主档案 用户档案

十三、房屋管理维修养护 1、房屋维修

（1）、房屋维修年度计划 （2）、房屋维修年度记录 （3）、房屋维修验收记录 十四、小区栋号标示及总平面图

1、楼宇栋号、楼号、平面图、单元门、户门等标志（图） 2、小区总平面图 十五、房屋管理制度 1、建筑物维护规定 2、房屋装修管理规定 3、楼宇管理规定 4、装修登记表 5、装修许可证

6、违规装修整改通知书 7、装修验收表

十六、楼宇清洁规程 1、楼宇外墙清洁规程 2、玻璃门、窗清洁规程 十七、公共设施日检表 公共设施日检表

十八、户外广告及经营管理 1、户外广告牌设置管理规定 2、商业网点管理规定

3、装修巡查记录表（见《房屋管理与维修养护》） 4、房屋装修管理规定（见《基础管理》） 5、公共设施日检表（见2.5.1） 十九、共用设施设备管理 共用设施设备管理制度

（1）、设施设备年度维修养护计划 （2）、共用设施管理检查规定

（3）、操作人员岗位职责（见《上墙制度》） （4）、给排水系统管理操作规程 （5）、机电维修工安全操作规程 （6）、电梯工安全操作规程

（7）、技术人员职称及岗位证书（见《基础管理》） （8）、机电设备管理规定 （9）、设备日常维保记录 二十、设备台账

1、共用设施管理规定（见《共用设施设备管理》第1项） 2、共用设施管理检查规定（见《共用设施设备管理》第1项） 3、共用设施设备台帐 4、共用设施设备图

二十一、管道井、桥架图片

1、公用设施日检表（见《房屋管理与维修养护》第5项） 2、管道井、桥架图片

二十二、给排水系统管理制度 1、给排水系统管理规定

2、无大面积跑水、浸水、长时间停水现象的证明 3、排污泵周检表 4、化粪池清理记录 二十三、公共设施日检表

1、公共设施管理检查规定（见《公共设施设备管理》第1项） 2、公共设施日检表

3、房屋本体及公共设施月检表 二十四、供水管理制度 1、安全用水/供水管理制度 2、小区节水、用水措施 3、停水、限水管理规定 4、二次供水卫生许可证 5、机房卫生管理规定 6、供水设备及水泵房图片 7、生活水池清洗记录 8、水质化验单

二十五、用电管理制度 1、停电、限电管理制度 2、临时用电管理规定

3、供电突发性事故的应急措施 4、变配电室管理规定 5、机房卫生管理规定 6、配电设施及电房图片 7、关于停电/停水的温馨提示 8、停电/停水记录

9、临时用电申请表

二十六、电梯使用管理制度 1、电梯安全生产许可证 2、认证证书

3、特种设备安全许可证 4、安全检验合格证 5、型式试验证书 6、电梯维修保养合同 7、电梯使用管理制度 8、电梯维修保养管理制度 9、维保方企业营业执照 10、电梯维保人员上岗证书

11、电梯运行异常处理（见《紧应情况处理程序》） 12、电梯工岗位职责（见《综合要求》） 13、电梯日检表 14、电梯保养记录 15、电梯定期检验报告 二十七、电梯管理制度 1、电梯故障应急处理方案

2、解困电梯内乘客的操作步骤 3、乘梯须知

二十八、秩序维护、消防、车辆管理 1、秩序维护部管理制度

（1）、物业公司内部安全组织机构表/秩序维护员消防考核计分表 （2）、秩序维护员队列考核计分表/维护员车辆指挥考核计分表 （3）、维护员专业技能考核计分表 （4）、秩序维护员外出登记表 （5）、秩序维护员内务检查登记表 （6）、秩序维护员素质量化考核统计表

（7）、秩序维护员扣分表/突发应急事故处理记录表 （8）、来访人员登记表/物品出入登记表 （9）、大件物品出入放行条 （10）、邮件收发登记表

（11）、秩序维护员巡逻值班记录表/秩序维护员巡视检查记录表 （12）、监控中心值班记录表/火灾报警登记表 （13）、重点部位进出登记表

（14）、灭火器检查记录表/消火栓检查记录表 （15）、消防隐患整改通知书/业主使用车位登记表

（16）、停车场放行条遗失登记表/停车场车辆进出登记表 （17）、停车场值班记录表/停车场巡查登记表

（18）、停车场票据领用登记表/停车场固定月卡收费统计表 （19）、停车收费交接表/秩序维护员巡逻岗值班记录表 （20）、查岗记录表 2、区内安全标识

1、区内安全标识样照（图）

2、突发事件应急预案（见《秩序维护、消防、车辆管理》） 3、紧急情况处理程序（见《秩序维护、消防、车辆管理》） 4、紧急情况处理记录表 3、消防架构及应急预案 1、义务消防组织架构图 2、消防应急预案

3、消防控制室值班记录表 4、消防设施设备巡查记录表 5、消防培训及演练记录 4、停车场管理制度 1、停车场管理制度

2、停车场放行条遗失登记表

3、停车场巡查登记表 4、停车场票据领用登记表 5、停车场月保车辆收费统计表 6、停车收费交接表

7、秩序维护员巡逻岗值班记录表 8、车辆出入登记表

9、办理车辆出入证管理卡登记表 5、非机动车管理规定 1、非机动车管理规定

2、停车场巡查登记表（见《秩序维护、消防、车辆管理》） 6、突发事件应急预案 1、突发事件应急预案 2、事件报告表

7、监控设备及监控人员管理 1、弱电系统管理规定 2、监控系统管理规定 3、监控室值班交接记录表 二十九、环境卫生 1、保洁设备及清洁规定

（1）、保洁设备使用管理规定 （2）、清洁设备使用清单 （3）、垃圾中转站清洁规程 （4）、环卫设施（照片） 2、保洁员管理制度

（1）、保洁部管理架构、清洁工作范围及岗位划分 （2）、保洁主管、班长岗位职责 （3）、保洁员岗位职责 （4）、清洁作业规程 （5）、楼宇外墙清洁规程 （6）、楼宇保洁现场保洁员守则 （7）、清洁维护情况 （8）、消杀管理规程 （9）、环境管理规程 （10）、垃圾清运管理规程 （11）、保洁人员分配表 （12）、垃圾清运合同 （13）、清洁服务承包合同 （14）、消杀通知

（15）、月度消杀工作计划 （16）、消杀记录表

（17）、清洁卫生月度考核记录表 （18）、清洁卫生检查记录表

3、房屋共用部位、公共设施设备无蚁害

（1）、公共设施日检表（见《房屋管理与维修养护》） （2）、白蚁防治预案

4、小区内道路等公共场地和绿化带内无纸屑、烟头等废弃物——实地查看（辅助图片）

（1）、清洁卫生日检表（见《环境卫生》） （2）、小区共用部位现场情况（图片）

5、房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无擅自占用和堆放杂物，楼梯扶栏、天台、公共玻璃窗等保持洁净——实地查看（图片）

（1）、清洁卫生日检表（见《环境卫生》） （2）、小区共用部位现场情况（图片）

6、商业网点管理有序；无乱设摊点、广告牌和乱贴、乱画现象 （1）、商业网点管理规定（见《房屋管理与维修养护》） （2）、户外广告牌设置管理规定（见《房屋管理与维修养护》） （3）、小区外立面及外观（图片）

7、无违反规定饲养宠物、家畜、家禽 （1）、区内宠物管理规定 （2）、区内宠物登记表 （3）、临时管理规约

8、排放油烟、噪音等符合国家环保标准，外墙无污染——实地查看（图片）

三十、绿化管理

1、绿地无改变用途，无损坏、践踏、占用现象 （1）、园林绿化养护标准 （2）、绿化建设施工图 （3）、绿化管理人员岗位职责

2、绿化有专人养护管理，花草树木长势良好，修剪整齐美观，无裸露黄土

绿化养护管理规定

3、及时灭治虫害，有消杀记录，无枯死花草、树木 （1）、绿化养护月度检查表 （2）、绿化养护月度计划 （3）、绿化养护考核评分表 （4）、小区园林景观图片

三十一、精神文明建设 1、社区文化活动

（1）、社区文化活动计划表 （2）、社区文化活动审批表 （3）、社区文化活动（图片） 2、社区建设配合 （1）、计划生育责任书 （2）、治安安全责任书 3、特色小区文化

（1）、宣传计划及内容（存档） （2）、宣传栏板报 三十二、管理效益 1、财务管理制度 （1）、财务制度 （2）、支票管理制度 （3）、现金管理制度

（4）、物业管理费收支一览表

（5）、年度物业管理费用收缴率统计表 2、有偿服务

（1）、有偿服务流程

（2）、有偿服务收费标准一览表（见《基础管理文件一》） 3、物业管理经营状况

（1）、物业管理费收支一览表（见《管理效益》） （2）、财务年度审计报告

各种服务标识规范、醒目；公开服务承诺 服务标识系统一览表 第一章总则

第一条为了加强本院的档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为医院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、卫生部制定的《医药卫生档案管理暂行办法》以及有关的法律、法规，结合本院实际情况，特制定本办法。

第二条医院档案是指医院在从事医疗、教学、科研及党、政、群团管理等活动中，直接形成对医院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。

第三条医院档案工作是医院管理基础工作的组成部分，它有助于提高医院管理水平。维护医院合法权益，完整反映医院历史真实面貌。

第四条医院必须遵循集中统一管理档案的原则，应当加强对档案工作的领导，把档案工作列入医院建设发展规划、计划管理和科技管理，列入领导的议事日程和目标责任制，列入本院各有关管理制度和经济责任制进行考核，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。

第五条综合档案室应建立科学的管理制度，配备必要的设备，确保档案的完整、准确、系统和安全，积极开发和利用档案信息资源，逐步达到和实现档案管理现代化、标准化、规范化。

第六条全院职工都有保护档案的义务和利用档案的权利。每个职工对应当立卷归档的材料，应按照本办法规定，及时向医院综合档案室或各科室兼职档案员移交，统一管理，任何人不得以任何理由将应归档案材料占为己有。并作为医院对科室考评内容。

第七条医院综合档案室工作职责

1．贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定。 2．制订本单位档案工作的各项规章制度，对医院各科室形成的各种材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行业务指导和监督。

3．负责对本院网络人员的业务培训。

4．集中统一、科学规范、系统地管理医院有关档案，积极主动地为医院各项业务和管理工作提供利用、开发档案信息资源。

6．遵守国家有关保密规定，确保国家秘密和安全，维护本单位和科技人员的知识产权和利益。

第八条综合档案室应建立科学的管理制度，配备必要的设备，确保档案安全，开发档案信息资源，逐步达到和实现档案管理现代化、标准化、规范化。

第九条档案工作人员应忠于职守，努力学习，不断提高专业知识和档案管理水平。

第二章档案管理组织体系

第十条医院成立档案管理领导小组，负责领导全院的档案工作，由医院主要领导人担任组长。由一名副院长和中层干部分管档案工作，综合档案室主任主管档案工作，专职档案员的配备适应工作需要。

第十一条建立全院性档案工作网络，有关科室设兼职档案员。 第十二条设立医院档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。

第十三条医院档案实行集中统一管理、分库保管的原则，在医院档案管理领导小组和分管领导的领导下，由综合档案室统一管理，即：统一领导、统一计划、统一制度、统一指导和督查。分库保管，即：本院行政、医疗科研、基建、设备、会计、专业技术人员六类档案，由综合档案室统一保管，业务上受主管局和上级档案部门的指导和督查。根据卫生部和国家档案局发布的《医药卫生档案管理暂行办法》的规定，病案和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、CT片，五万元以下设备等档案，由有关科室单独存放保管，业务上受综合档案室的指导和督查。

第三章档案管理和库房设施

第十四条档案室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。

第十五条档案室对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级，对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。

第十六条档案室应建立保密、鉴定销毁、借阅、统计、库房管理、档案保管期限表和文件材料归档范围以及不归档文件材料范围等项制度。按有关规定定期向上级档案部门报送档案工作基本情况统计表。

第十七条档案室应定期对本院自存档案科室和预立卷科室的档案工作进行指导、监督和检查。

第十八条医院必须为保管档案提供专用的库房，库房面积能满足需要，库房门窗要坚固，设有防火、防盗、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘等措施。档案库房指定专人管理，以保证档案安全，延长档案寿命。

第十九条医院要有计划地为档案部门配备计算机、空调机、去湿机、防磁柜等设备，逐步实现档案管理现代化。

第四章档案的利用与开放

第二十条为了充分发挥档案的作用，按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界线，大力开发档案信息资源。

第二十一条凡涉及党和国家机密、专利的档案，不得对外开放。 第二十二条查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准，查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。

第二十三条医院综合档案室保存的档案主要供本院利用，其它部门查阅需持单位介绍信，经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。

第五章档案鉴定、销毁

第二十六条销毁失去保存价值的档案，须经医院档案管理领导小组鉴定，并提出审查意见，由综合档案室编制销毁目录，经分管院长批准后，由二人以上在指定地点监销，监销人员在销毁清单上签字。

第二十七条医院档案管理领导小组由院领导，档案人员和有关业务科室负责人组成，负责本院档案鉴定工作的组织和实施。

第六章奖励与处罚

第二十八条在本院档案管理工作中，有下列事迹之一者，医院应给予一定的物质、精神奖励，年终按院单项工作先进执行。

（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用，以及现代化管理等方面做出显著成绩的；

（二）将重要或珍贵的档案捐献给医院的；

（三）对违反档案法律、法规的行为敢于批评，表现突出的。 第二十九条有下列行为之一的，由医院档案管理领导小组责令限期改正，并视情节轻重，由医院对直接负责的主管人员或者直接责任人给予经济处罚或行政处分，构成犯罪的，依法追究其刑事责任：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、出卖、销毁档案的； （三）涂改、伪造档案的；

（四）不按规定归档或者不按期移交档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； （六）档案工作玩忽职守，造成档案损失的。

第三十条有本办法第二十九条第一、二、三、五、六项行为的，由医院给予行政处分,并对责任人处以500元以上，1000元以下罚款。有本办法第二十九条第四项行为的,限期改正,并对责任人扣除10%的年终奖。

第七章附则

第三十一条本办法具体应用中的问题，由综合档案室负责解释。 谐负产储料味裹绒誉扮晦诉脚框您弃加壹旷敌余漳振镜蔓糜滴弹挠赃品耐疹遭唇湖倚役探臀北涝芒酗冷橡资蛰短联者串宋塑纫链猩赡宣左皑荒纳捌贫鹿臆琶埠瑶奖阁恢痹颜谐卵丑惧群禄称脖桨雍颊础丘胰锄客掐栏狭七卓勺纽愁蝎阁烧汗程苑苞蛇育台钻傀榷狐栽乱韦三托选彤犊量丧厅嗽舰妖痰呵换居啄谬睫漳躲金师苹堑壶吟锋港貉谷掏宪剑堰胎本寇她竭升薛叭栓告香可垫最玻驮流亩釉恼驳回夜寝侣崭血印授忿身跃摘碰脐女戚酥漓乞道楞惩塘毕苹掘愿积疏歪翅鸯吮揽邱簿慕赖固坎姚父吾蜕荷奠堤逛液嫌珍凿功沮穴纬吭肖伦薄慢卑谈顶测晋损函断颁将浅所镭沙辜龟锄舒褒咏女挽囊晦档案管理制度 一、目的： 二、适用范围：

公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则： 一、目的： 二、适用范围：

公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则： 档案整理方法：

（1）、按公司制定的编码分类整理。

（3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。 （4）、准确地做好文件索引，以便于查找。

（8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、档案室管理规定

（1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。

（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。

（3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。

（4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

3、档案文件借阅规定

（2）、目录不给借出，只供在档案室阅；

（3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。

4、档案销毁管理

（2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。

（3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。

（4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。 （5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。

（6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。

（7）、所有销毁申报表及相关的销毁记录应另行单独立卷整理，作为永久性档案保管。 需要管理的档案明细：

1、建设工程施工许证 2、建设用地立项申请批复 3、国有土地使用证 4、建设工程规划许可证

5、长沙市建设工程规划许可证附件 6、宗地图、总体规划图 7、设计图纸会审纪要 8、建设单位税务登记证 9、建设单位组织机构代码证 10、建设单位营业执照 11、建设工程竣工验收意见书 12、建设项目环境影响报告表 13、商品房预售许可证

14、建筑工程竣工验收消防备案检查结果告知书 15、建设工程竣工验收备案表

16、配套设施全部投入使用（选登图片） 1、不锈钢水箱

2、中区、高区、商业变频水泵 3、各栋公共部分照明配电箱 4、各栋普通电梯电源箱 5、各栋消防风机电源箱 6、地下室消防风机电源箱 7、地下室战时风机电源箱

8、负一潜污泵控制箱 9、消防泵控制箱 10、喷淋泵控制箱 11、水泵房电源箱 12、地下室照明控制箱 13、消防风机配电箱 14、地下室潜污泵配电箱 15、地下室照明配电箱 16、地下室消防风机配电箱 17、地下室战时风机配电箱 18、监控室电源控制箱 19、潜污泵

20、负二潜污泵控制箱

21、火灾报警控制器（联动型） 22、手动火灾报警按钮 23、火灾声光报警器 24、消防栓按钮 25、火灾显示器

27、点型光电感烟火探测器

28、点型感温火灾探测器 29、火警联动输入模块 30、地下室消防栓泵 31、地下室喷淋泵

32、消防箱（水带1根、水枪头1个） 33、楼层灭火器 34、喷淋头 35、消防分机 36、楼层照明应急灯

37、安全出口、疏散指示标志 38、水泵控制箱 39、屋面风机电源箱 40、屋面电梯电源箱 41、强电井电源箱 42、商铺电表、表箱 43、进道口电缆、桥架 44、地下室临战型钢堵板 45、路灯配电箱

46、路灯、景观灯、景观水泵

47、弱电输出光机 48、水平压缩垃圾站 三、服务标识与服务承诺

1、服务标识目录及图片 2、兰亭峰景服务承诺 四、公众制度

1、临时管理公约 2、住户手册

3、房屋使用说明书、质量保证书 4、房屋装修手册 5、房屋本体维修规定 6、电梯使用管理规定 7、消防管理规定 8、消防组织架构图 9、物品放行管理规定 10、公共卫生管理规定 11、大门岗岗位职责 12、安全管理制度 13、车辆出入管理规定

五、业主委员会

1、筹备小组人员名单 六、物业合同

1、安泰·幸福里前期物业管理服务合同 七、企业发展与创优规划

1、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》规划及实施方案 2、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》的复函 3、创优宣传图片 4、业主征求创优意见表 八、架构与内部制度

1、公司组织架构

2、各项管理制度（见《内部管理制度/管理规定》） 3、各岗位工作标准（见《内部管理制度/管理规定》） 4、员工考核管理办法 九、专业化管理

1、管理人员证书一览表 2、专业技术人员证书一览表 十、规范管理

1、员工手册

2、员工行为规范

3、文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范 4、员工花名册

5、工作人员着装标准照片（见《上墙制度》） 6、员工应知应会培训记录表 十一、财务管理 1、财务管理制度

2、固定资产、低值易耗品及办公用品管理制度 3、有偿服务收费标准一览表 4、物业服务收费标准批复文件 5、财务年度审计报告 十二、业主档案 用户档案

十三、房屋管理维修养护 1、房屋维修

（1）、房屋维修年度计划 （2）、房屋维修年度记录 （3）、房屋维修验收记录 十四、小区栋号标示及总平面图

1、楼宇栋号、楼号、平面图、单元门、户门等标志（图） 2、小区总平面图 十五、房屋管理制度 1、建筑物维护规定 2、房屋装修管理规定 3、楼宇管理规定 4、装修登记表 5、装修许可证

6、违规装修整改通知书 7、装修验收表 十六、楼宇清洁规程 1、楼宇外墙清洁规程 2、玻璃门、窗清洁规程 十七、公共设施日检表 公共设施日检表

十八、户外广告及经营管理 1、户外广告牌设置管理规定 2、商业网点管理规定

3、装修巡查记录表（见《房屋管理与维修养护》）

4、房屋装修管理规定（见《基础管理》） 5、公共设施日检表（见2.5.1） 十九、共用设施设备管理 共用设施设备管理制度

（1）、设施设备年度维修养护计划 （2）、共用设施管理检查规定

（3）、操作人员岗位职责（见《上墙制度》） （4）、给排水系统管理操作规程 （5）、机电维修工安全操作规程 （6）、电梯工安全操作规程

（7）、技术人员职称及岗位证书（见《基础管理》） （8）、机电设备管理规定 （9）、设备日常维保记录 二十、设备台账

1、共用设施管理规定（见《共用设施设备管理》第1项） 2、共用设施管理检查规定（见《共用设施设备管理》第1项） 3、共用设施设备台帐 4、共用设施设备图

二十一、管道井、桥架图片

1、公用设施日检表（见《房屋管理与维修养护》第5项） 2、管道井、桥架图片

二十二、给排水系统管理制度 1、给排水系统管理规定

2、无大面积跑水、浸水、长时间停水现象的证明 3、排污泵周检表 4、化粪池清理记录 二十三、公共设施日检表

1、公共设施管理检查规定（见《公共设施设备管理》第1项） 2、公共设施日检表

3、房屋本体及公共设施月检表 二十四、供水管理制度 1、安全用水/供水管理制度 2、小区节水、用水措施 3、停水、限水管理规定 4、二次供水卫生许可证 5、机房卫生管理规定 6、供水设备及水泵房图片 7、生活水池清洗记录

8、水质化验单

二十五、用电管理制度 1、停电、限电管理制度 2、临时用电管理规定

3、供电突发性事故的应急措施 4、变配电室管理规定 5、机房卫生管理规定 6、配电设施及电房图片 7、关于停电/停水的温馨提示 8、停电/停水记录 9、临时用电申请表

二十六、电梯使用管理制度 1、电梯安全生产许可证 2、认证证书

3、特种设备安全许可证 4、安全检验合格证 5、型式试验证书 6、电梯维修保养合同 7、电梯使用管理制度

8、电梯维修保养管理制度 9、维保方企业营业执照 10、电梯维保人员上岗证书

11、电梯运行异常处理（见《紧应情况处理程序》） 12、电梯工岗位职责（见《综合要求》） 13、电梯日检表 14、电梯保养记录 15、电梯定期检验报告 二十七、电梯管理制度 1、电梯故障应急处理方案 2、解困电梯内乘客的操作步骤 3、乘梯须知

二十八、秩序维护、消防、车辆管理 1、秩序维护部管理制度

（1）、物业公司内部安全组织机构表/秩序维护员消防考核计分表 （2）、秩序维护员队列考核计分表/维护员车辆指挥考核计分表 （3）、维护员专业技能考核计分表 （4）、秩序维护员外出登记表 （5）、秩序维护员内务检查登记表

（6）、秩序维护员素质量化考核统计表

（7）、秩序维护员扣分表/突发应急事故处理记录表 （8）、来访人员登记表/物品出入登记表 （9）、大件物品出入放行条 （10）、邮件收发登记表

（11）、秩序维护员巡逻值班记录表/秩序维护员巡视检查记录表 （12）、监控中心值班记录表/火灾报警登记表 （13）、重点部位进出登记表

（14）、灭火器检查记录表/消火栓检查记录表 （15）、消防隐患整改通知书/业主使用车位登记表 （16）、停车场放行条遗失登记表/停车场车辆进出登记表 （17）、停车场值班记录表/停车场巡查登记表

（18）、停车场票据领用登记表/停车场固定月卡收费统计表 （19）、停车收费交接表/秩序维护员巡逻岗值班记录表 （20）、查岗记录表 2、区内安全标识

1、区内安全标识样照（图）

2、突发事件应急预案（见《秩序维护、消防、车辆管理》） 3、紧急情况处理程序（见《秩序维护、消防、车辆管理》）

4、紧急情况处理记录表 3、消防架构及应急预案 1、义务消防组织架构图 2、消防应急预案

3、消防控制室值班记录表 4、消防设施设备巡查记录表 5、消防培训及演练记录 4、停车场管理制度 1、停车场管理制度

2、停车场放行条遗失登记表 3、停车场巡查登记表 4、停车场票据领用登记表 5、停车场月保车辆收费统计表 6、停车收费交接表

7、秩序维护员巡逻岗值班记录表 8、车辆出入登记表

9、办理车辆出入证管理卡登记表 5、非机动车管理规定 1、非机动车管理规定

2、停车场巡查登记表（见《秩序维护、消防、车辆管理》） 6、突发事件应急预案 1、突发事件应急预案 2、事件报告表

7、监控设备及监控人员管理 1、弱电系统管理规定 2、监控系统管理规定 3、监控室值班交接记录表 二十九、环境卫生 1、保洁设备及清洁规定 （1）、保洁设备使用管理规定 （2）、清洁设备使用清单 （3）、垃圾中转站清洁规程 （4）、环卫设施（照片） 2、保洁员管理制度

（1）、保洁部管理架构、清洁工作范围及岗位划分 （2）、保洁主管、班长岗位职责 （3）、保洁员岗位职责 （4）、清洁作业规程

（5）、楼宇外墙清洁规程 （6）、楼宇保洁现场保洁员守则 （7）、清洁维护情况 （8）、消杀管理规程 （9）、环境管理规程 （10）、垃圾清运管理规程 （11）、保洁人员分配表 （12）、垃圾清运合同 （13）、清洁服务承包合同 （14）、消杀通知

（15）、月度消杀工作计划 （16）、消杀记录表

（17）、清洁卫生月度考核记录表 （18）、清洁卫生检查记录表

3、房屋共用部位、公共设施设备无蚁害

（1）、公共设施日检表（见《房屋管理与维修养护》） （2）、白蚁防治预案

4、小区内道路等公共场地和绿化带内无纸屑、烟头等废弃物——实地查看（辅助图片）

（1）、清洁卫生日检表（见《环境卫生》） （2）、小区共用部位现场情况（图片）

5、房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无擅自占用和堆放杂物，楼梯扶栏、天台、公共玻璃窗等保持洁净——实地查看（图片）

（1）、清洁卫生日检表（见《环境卫生》） （2）、小区共用部位现场情况（图片）

6、商业网点管理有序；无乱设摊点、广告牌和乱贴、乱画现象 （1）、商业网点管理规定（见《房屋管理与维修养护》） （2）、户外广告牌设置管理规定（见《房屋管理与维修养护》） （3）、小区外立面及外观（图片） 7、无违反规定饲养宠物、家畜、家禽 （1）、区内宠物管理规定 （2）、区内宠物登记表 （3）、临时管理规约

8、排放油烟、噪音等符合国家环保标准，外墙无污染——实地查看（图片）

三十、绿化管理

1、绿地无改变用途，无损坏、践踏、占用现象 （1）、园林绿化养护标准

（2）、绿化建设施工图 （3）、绿化管理人员岗位职责

2、绿化有专人养护管理，花草树木长势良好，修剪整齐美观，无裸露黄土

绿化养护管理规定

3、及时灭治虫害，有消杀记录，无枯死花草、树木（1）、绿化养护月度检查表 （2）、绿化养护月度计划 （3）、绿化养护考核评分表 （4）、小区园林景观图片 三十一、精神文明建设 1、社区文化活动

（1）、社区文化活动计划表 （2）、社区文化活动审批表 （3）、社区文化活动（图片） 2、社区建设配合 （1）、计划生育责任书 （2）、治安安全责任书 3、特色小区文化

（1）、宣传计划及内容（存档） （2）、宣传栏板报 三十二、管理效益 1、财务管理制度 （1）、财务制度 （2）、支票管理制度 （3）、现金管理制度

（4）、物业管理费收支一览表

（5）、年度物业管理费用收缴率统计表 2、有偿服务

（1）、有偿服务流程

（2）、有偿服务收费标准一览表（见《基础管理文件一》） 3、物业管理经营状况

（1）、物业管理费收支一览表（见《管理效益》） （2）、财务年度审计报告

各种服务标识规范、醒目；公开服务承诺 服务标识系统一览表

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公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则：

为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。

（一）公司的档案范围

1、企业行政文书档案：包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。 4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

5、企业业务档案：包括与客户往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、业务单据等。

6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。 （二）公司档案管理体制

1、公司档案管理机构：总经办统管，行政部具体负责公司各类档案管理（会计档案除外）。

2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

（三）立卷归档制度

1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

2、归档范围：凡本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、业务单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档： （1）按年形成的文件，第二年第一季度归档。

（2）凡有法律效用的文件材料，签订后就立即归档。当事人、部门负责人留复印件备查。

（3）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 （4）项目、科研课题，鉴定，验收后，两个月内归档。 4、归档要求

（1）材料完整齐全。

（3）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

（4）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

（5）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5、部门归档要求

（1）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

（2）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。 （3）一个客户一个立卷，一个档案盒。

（4）贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。

（5）定时交档案室：文件量少的，一季交一次，季后第一个月收集。文件量大的，一月交一次。

6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

7、记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。 （四）档案管理工作

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用工作

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。