用友财务软件实践教学故障诊断机制的构建

用友财务软件实践教学故障诊断机制的构建

作者：李燕

来源：《经济师》2012年第02期

摘 要：在用友财务软件的实践教学过程中，由于学生对会计理论基础知识的欠缺、对财务软件操作流程的不熟悉或操作错误而导致出现诸多的实训操作故障。文章根据对多年实践教学经验的探索与总结，提出构建由诊断助手与诊断工具综合运用的故障诊断机制来应对这一实践教学难题。在对故障诊断机制的基本框架及工作运行机理进行阐述的基础上，对实训过程中常见故障进行诊断分析，提出应对的解决策略。构建诊断机制对会计电算化的实践教学具有积极的教学意义。

关键词：财务软件 实践教学 故障诊断 诊断助手 诊断工具 中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1004-4914（2012）02-134-02

目前在职业院校的会计电算化实践教学中，以介绍用友财务软件的操作流程是教学的一个重要组成内容及部分。在实践教学过程中，教师常常发现，由于学生对会计理论基础知识的欠缺、对财务软件操作流程的不熟悉或操作错误而导致实训操作无法继续或无法进行，因而学生在上机实训时遇到诸多问题即实训操作故障急需指导教师即时进行解决。而课堂教学组织程序中教师与学生的人数比的悬殊性，导致指导教师往往是“顾得了这头顾不了那头”，不能关注到每一位出现实训操作故障的学生，不能做到“面面俱到”。出现的实训操作故障不能“即时”解决，就会导致实训操作的“停滞”，不能依照实训内容继续进行或无法运行下去，从而不能按时完成实训任务。而教师因要走到学生当中解决其出现的问题，在偌大的实训机房里走来走去，不论是在脑力上还是体力上都是异常的劳累。即使是这样，也没能很好地完成预先规划好的实训教学任务。

针对上机实训过程中出现的诸多问题，笔者结合多年来的实践教学经验，对经常遇到的故障问题进行分析与总结，并有针对性地进行了一定范围内的试验与探索，认识到在会计电算化的实践教学中构建起实践教学故障诊断机制的重要意义。 一、实践教学故障诊断机制的基本框架及工作原理 1.基本框架（见图1）。

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2.运行机理。简单地说，实践教学故障诊断机制就是针对学生在对财务软件的实训过程中，由故障诊断助手协助高级诊断师运用故障诊断工具对经常出现的故障问题进行原因分析与纠错阐述，并依据诊断工具列出的应对策略进行实践纠错的操作过程。

诊断助手由教师从学生中挑选出一定比例的优秀者担任（依据班级人数及学生的基础水平来确定此人数比例），诊断助手所承担的职责类似于学科代表，协助教师完成教学工作任务。教师挑选好诊断助手后，仍需要花费一定的时间和精力专门培训诊断助手，使其能够正确的掌握和使用故障诊断工具，学会如何正确、快速地帮助其他同学解决在实训过程中出现的故障问题。根据教学班级的人数及教学对象的基础情况，教师可分配每名诊断助手负责解决5~10名学生出现的实训操作故障。若出现诊断助手解决不了的问题，应及时向高级诊断师（由教师担任）报告，由高级诊断师来负责解决。每一阶段的实践教学结束后，教师将进行一定的总结与讲评，从而使诊断机制更趋于完善与合理化。实践教学过程中诊断助手角色的引入，一方面有利于分担教师的教学负担，确保教学任务的顺利完成；另一方面，就诊断助手本身而言，极大地提高了自己的学科动手能力及实践操作水平。

故障诊断工具完全是由教师根据多年的实践教学经验总结而成的教学工具书或工作手册，内容涉及学生在财务软件的实训过程中经常出现的实训操作故障。针对出现的这些故障，工具书上均列及了原因分析、纠错对策及处理建议，并配以图示说明，直观明了，通俗易懂。故障诊断工具每学期教学工作结束后仍由教师依据教学内容及教学过程中新出现的问题进行一定的补充与完善。诊断工具是故障诊断机制的核心和关键，诊断工具效能的充分发挥是决定诊断机制能否有效运行的基础。诊断工具既可以以纸质工具书的形式存在，诊断助手可人手一本；在条件允许的情况下，学生也可人手一本。随着学校局域网技术的成熟，也可以将其以电子辅助教学平台的方式链接到相应的教学软件当中，实现网络化教学形式。当学生碰到实训操作故障，系统就会自动提示并链接至诊断工具技能平台，学生可通过点击“帮助”提示自动获取应对的解决策略。此时，诊断助手的功能与作用相对弱化，但并不会完全消失，因为仍有部分学生对解决方法及策略的解读存在偏差，这时就需要诊断助手的帮助了。

诊断工具的重要地位并不表明它能独立于诊断助手的存在而独立发挥诊断机制的运行机理，从故障诊断机制基本框架图就可看出，诊断工具要发挥其作用，需要借助诊断助手对其应对策略及解决方法的解读及理解，并将其具体落实到实践纠错过程中。可见，两者是相互依存的关系，诊断机制的有效运行依赖于两者的配合与友好协作。 二、常见的操作故障及诊断策略

为了说明构建诊断机制对会计电算化的实践教学具有积极的教学意义，以下部分列举常见的实训操作故障及诊断方法和策略。

故障一：在进行总账系统初始化操作时，设置了辅助核算的会计科目期初余额录入错误且无法调整。

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原因分析：有些学生在对会计科目进行修改时，忘记了定义科目的辅助核算性质，在期初余额录入完毕后才发现遗漏了科目辅助核算性质的设置，然后在没有删除该科目余额（此时的期初余额是在科目还没有设置辅助核算性质的状态下录入的）的情况下，直接返回前面的操作，将该科目设置了辅助核算，并再次录入了辅助核算项的期初余额，这样该科目的期初余额就变为了正确余额的两倍，导致期初余额试算不平衡。若不录入辅助核算项的期初余额，虽然期初余额试算平衡，但会导致后面的凭证输入的错误和账簿生成的错误。

解决方法：（1）先删除辅助核算项的期初余额；（2）在会计科目设置中把该科目的辅助核算属性去掉；（3）在期初余额录入中将该科目原来输入的数据删除；（4）重新设置该科目的辅助核算属性；（5）在期初余额录入中正确录入该科目辅助核算项的期初余额。

故障二：在填制凭证时，当输入制单日期为“×年×月×日”时，系统出现提示信息“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”。

原因分析：“日期不能超前建账日期”警告的意思是，填制凭证时的业务制单日期跳到系统建账以前了，没有建账就处理业务，显然不符合逻辑；“日期不能滞后系统日期”警告的意思是，填制凭证时的业务制单日期超过了计算机系统日期（计算机主板上的CMOS时钟记录），这就意味着到将来去处理业务，也不符合逻辑。因会计核算遵循历史成本原则，只能对已经发生的业务进行处理，不能对未来的业务进行核算。

解决办法：对于第一种情况，如果凭证业务日期是正确的，系统建账日期错误，那么就重新建账，并正确设定总账启用日期；否则，修改凭证业务日期。对于第二种情况，如果凭证业务日期是正确的，必须先退出总账系统，更改计算机系统日期（双击电脑桌面的右下角进行修改）后重新登录总账系统，再填制凭证。

故障三：在填制凭证时，应填制的会计科目为应收账款（票据）或应付账款（票据）时，系统提示“不能使用应收（或应付）系统的受控科目”。

原因分析：这是由于在设置会计科目时，应收（或应付）账款（票据）科目在添加客户（或供应商）往来辅助核算属性时，受控系统变成了应收（或应付）系统。

解决方法：（1）一种方法是进入会计科目修改窗口，把应收账款的受控系统修改为空即可；（2）另一种方法是执行总账系统菜单下的“设置”→“选项”命令，在“凭证”选项卡窗口选中“可以使用应收（或应付）受控科目”即可。

故障四：凭证填制完毕后，发现用错了制单人。

原因分析：在会计电算化实践教学中，为了使学生掌握财务软件的每个操作环节，所有的操作人员（包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等）的工作均由学生一人完成。由

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于学生对操作流程的不熟悉及操作不细心等方面的原因，经常会出现操作员错位的现象，譬如当凭证填制完毕后，发现用错了制单人。

解决方法：在总账系统的“设置→选项→凭证”选项卡中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，然后以正确的制单人身份注册登录总账系统，在填制凭证窗口对原制单人所填制凭证执行“编辑”→“制单”→“作废”命令，由系统对“假作废”的凭证盖上“作废”戳记，然后再执行“编辑”→“制单”→“恢复”命令，即对原制单人填制的凭证全部作废，再恢复，那么凭证的制单人就自动改为当前的操作人员（正确的操作员）了。

故障五：凭证全部填制完毕后，进行出纳签字时，系统提示“没有符合条件的凭证”。 原因分析：出纳凭证涉及企业现金和银行存款的收入与支出，为了加强对货币资金的管理，出纳人员可以通过出纳签字功能对涉及“现金”或“银行存款”科目的凭证进行检查核对。不能进行出纳签字的原因主要有：（1）在对总账系统进行参数设置时，没有选中“出纳凭证必须经由出纳签字”这一选项；（2）混淆“出纳”和“出纳签字”的意义，没有给出纳人员赋予凭证“出纳签字”的权限；（3）没有指定科目，不能执行出纳签字的操作；（4）没有需要签字的凭证。

解决方法：（1）在总账系统的“设置→选项→凭证”选项卡中，将凭证控制设置为“出纳凭证必须经由出纳签字”；（2）在系统管理的“权限→权限”窗口中，给出纳赋予凭证“出纳签字”的权限；（3）在“会计科目”设置窗口，执行“编辑→指定科目”命令，在指定科目窗口中将“现金”科目指定为“现金总账科目”，将“银行存款”科目指定为“银行总账科目”；（4）弄清只有涉及到“现金”或“银行存款”科目的凭证才需要出纳签字，核实给出查找条件的会计期与要签字凭证的填制日期是否一致。

故障六：尽管对系统初始化、经济业务的处理操作完全无误，且科目汇总表和试算平衡表又都是平衡的，但利用报表模板生成的资产负债表仍存在数据不平衡的差错情况。

原因分析：报表模板中资产负债表各项目的取数公式都是系统事先设置好的，个别取数公式仍需要依据企业的具体发生的经济业务进行适当的调整与补充。比较典型的一个例子就是存货项目的取数公式，若企业期初生产成本账户仍有期初余额，那么就应将生产成本加入到存货项目。另一例子就是未分配利润的取数公式。一般情况下它是从利润分配科目取数，如果在总账系统的期末业务处理中没有把本年利润科目的余额转到利润分配科目，则报表模板中设置的取数公式就取不到这部分数据，因而造成报表数据的不平衡。

解决方法：（１）一种方法是修改报表模板中的存货和未分配利润项目取数公式，将生产成本加入到存货项目当中，将本年利润项目修改为取利润分配和本年利润的合计数。（２）另一种方法是多做一张凭证，把本年利润转到“利润分配—未分配利润”去，这样就无须修改取数公式了。

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参考文献：

郭小芬，谢歆.用友ERP-U8实践教学常见问题解析[J].中国乡镇企业会计，2010（6） （作者单位：广西银行学校会计教学部 广西南宁 530007） （责编：若佳）