采购基本流程

采购基本流程

一、 制定采购计划

根据现有订单和预估订单，提前制定采购计划，制定提前计划主要作用是以下几方面：

（1）预估用料数量、交期、防止断料。

（2）避免库存过多、资金积压、空间浪费。

（3）配合生产、销售计划的达成。

（4）配合公司资金运用、周转。

（5）指导采购工作。

二、 采购审批：

（1） 生产部所需物料申购均须事前填具采购申请单，按程序办理审批。

（2) 采购审批一律使用采购申请单。

（3） 采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。

（4） 紧急采购申请单应优先办理。

（5） 无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知申购部门。

（6） 接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。

三、 寻价及洽谈：

1） 充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。

2） 向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。

3） 同规格产品的供应商至少对比三家。

4） 寻求其他更适合的替代品。

5） 经成本分析后，设定议价目标。

6） 有没有价格上涨、下跌因素。

7） 询价单应注明与供应商议定的成交条件。

8） 如果是紧急需求临时购买，采购人员可以参考以往之类似的价格，免经寻价、比价手续。

四、订购：

1)按照迈博生成订单，订单中须详细填写各项质量、技术等要求，及付款等相关约定，同时将产品包装要求、箱麦等作为订单附件，一同传真给供应商，并要求对方签字确认并回传。

2）订单确认后，须同时生成到货清点表，并标注到货时间传给仓储管理人员。

3） 分批交货的须在订单中注明。

4）采购订单交给供应商，并与之确定交货日期，如无法按需用日期交货的必须及时通知仓储部、生产部等相关部门。

五、采购订单进度跟进,收货，付款

1）根据订单交货日期督促供应商按期交货，及时跟进订单货物完成情况，首次合作的供应商须在大货生产前提供大货样。

2）要求到货方传真运底单或码单，如需提货，应及时通知配送部门。

3）库房人员及质检人员对供应商所提供物料进行详细检验，确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致，检验合格后由迈博生成正式进货单及手写到货检验单并传给采购。

4）产品合格到货后，采购人员通知供应商开出发票，凭入库单和有效发票办理付款或报销，付款时必须将采购订单、入库单、到货检验单全部核对准确无误后方可填写付款单，付款单须由公司经理签字批准，付款单连同入库单、到货检验单及采购订单一起收入订货档案备查。

付款结算时采购人员应注意：

a.发票抬头、金额及其它内容是否相符；

b.是否有预付款或暂付款；

c.是否需要扣款.