中小企业的信息构建问题研究
本文在研究信息构建、企业信息构建等相关概念的基础上,系统思考了中小企业的信息构建问题,提出了符合中小企业特点的信息构建的具体方案,对中小企业信息构建过程中可能出现的问题进行分析并提出建议。
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中小企业的信息化进程中存在着比大型企业更多的问题,例如:不注重企业网站建设,各系统之间的数据彼此封闭,无法顺利地交换、集成及相互关联,企业内部提供的信息杂乱无章,没有整合应用程序,更无法实现个性化,对外部信息的需求则必须在多个系统中搜寻。这些问题直接导致了信息资源不能有效、灵活地得以利用。随着中小企业在国民经济中的地位日益重要,企业对信息有效利用的需求也更为迫切,中小企业需要采用更加系统化和规范化的方法去规划并满足企业的信息需求,企业信息构建成为解决上述问题的重要方法之一。
本文在文献研究基础上,探讨了信息构建、企业信息构建的概念及其在中小型企业的应用问题,提出符合中小型企业特点的信息构建解决方案,分析了中小企业信息构建过程中可能出现的问题,并提出相关建议。
一、信息构建(IA)概念及发展概述
1.信息构建(IA)概念
信息构建(Information Architecture,IA),是通过合理地组织、标识信息并构建信息环境,以改善信息浏览及信息检索的过程与效果的科学和艺术。
狭义的信息构建是关于如何组织信息和设计信息环境、信息空间或信息体系结构以帮助人们有效实现其信息需求的一门艺术和科学,它包括调查、分析、设计和执行过程,涉及到组织、标引、导航和搜索系统的设计,目的是帮助人们成功地发现和管理信息。
广义信息构建应包括除了网站建设以外的众多学科领域,如果从一个企业的角度来看,广义IA的对象应该包括企业信息活动中涉及的各个要素:信息、人员、技术和部门等。它是对组织机构中的信息、信息服务、以及与信息相关的各部门及其人员的整合与合理化配置,包括技术层面的基础设施建设、管理层面的部门建设、以及信息系统本身从信息采集到用户接口的结构构建。
2.信息构建的发展
1975年,美国人沃尔曼(Richard Saul Wurman)创造了‘Information Architecture’一词,并在1976年召开的美国建筑师协会全国会议上将其公之于众,同时开始称自己为信息建筑师。虽然沃尔曼没有描述“IA是什么”,但却明
确地界定了信息建筑师的工作任务:依据数据中的固有模式,化复杂为明晰;创建信息结构或地图,令他人找到通向知识的个人路径;信息建筑师是即将到来的21世纪的专业化职业,代表着该时代对清晰、人类理解、信息组织科学的集中需求。因此,信息构建的主要目的就是从大量处于复杂状态的数据或信息中抽取本质内容,帮助人们理解信息、找到知识路径。
IA的提法及相关的认识在其创建之初并没有引起社会的广泛认同,但是近年来随着计算机网络应用的普及和网络空间的扩大,随着信息生态环境问题的日益严峻,人类所面对的信息数量激增,由此造成的网络信息空间混乱问题给用户造成了极大不便。为了解决这些问题,人们认识到必须从宏观的角度来研究信息空间的构建以解决这些问题,因而,信息构建的理论和实践问题逐渐引起各学科领域的关注。
3.信息构建问题国内研究状况
在我国,正式发表的信息构建的论文始于2002年,目前国内还主要处于对国外IA理论与实践的学习和翻译、引进阶段。就研究内容而言,以信息构建理论的介绍,网站信息构建,网站信息构建评估,以及信息构建与情报学的关系等为主,而对一般意义的信息构建的研究,以及对信息构建理论原理总结和进行理论提升的研究较少。
以“信息构建”作为关键词,在“中国知识资源总库”中检索相关文章,可以看出自2004年起,相关研究激增,并且保持了一定的热度(见图)。
二、中小企业信息构建的意义
1.企业信息构建的提出
什么是企业信息构建(EIA)企业信息构建“是那些用于管理有价值的企业信息资产的要素的集合,这些要素包括:计划、政策、模式、标准、框架、技术、组织及过程,它可以确保将集成数据用于增加商业价值,使得技术与企业重要业务的需要紧密结合。”“将一家企业的战略计划与企业的数据构建、企业应用程序的构建、以及企业技术构建相联结,就形成了企业信息构建。良好的构建是对整个企业范围与层面的要素相关的信息的逻辑组织,这些要素包括:战略目标、对象及战略;业务章则及标准;信息需求;应用系统;应用程序与数据元素间的关系;技术基础结构。”
因此,(1)企业信息构建实际上是将企业视为一个有机整体,在企业内部加强流程协作,促进信息资源的共享;(2)如何以最简单的方式向内部和外部提供信息,公司不同部门的雇员拥有大量的资料,如何将合适的信息提供给最需要的人;(3)企业必须采取集中化的知识管理策略,将员工个人拥有的知识转化为组织的知识,同时还必须建立系统维护体系。(4)怎样将企业的购买者、生产商、供货商等实体放置在同一个平台上,进行个性化的信息获取分析的工作。
2.中小企业信息化面临的问题
中小企业在我国企业中已占到90%以上,随着信息化的深入,中小企业日益希望通过信息化来提高自身的竞争力,但在中小企业的信息化过程中,它们面临着与大型企业更为复杂多样、风险更高的信息化问题,主要表现为:
(1)非理性的软件选择。许多中小企业在选择软件时未能不考虑企业的规模和业务范围,甚至在尚未确定需求的情况下购入软件,从而造成资金浪费、软件闲置及维护和升级上的高成本。
(2)冗长的实施过程。大的软件商或系统商的成熟系统软件,其实施过程往往由众多的步骤组成,历时较长,中小企业无论从财力上还是人力上根本无法承受这一实施过程。
(3)不合理的人员配置。绝大多数中小企业都没有单独设置的信息系统部门,往往由一名或几名雇员实现全部职能,业务流程的定义,数据的输入和系统的使用都是同批人,导致对其的过度依赖和人员上的高风险。
(4)企业人员培训和技术支持的缺乏。中小企业意识到信息系统建设的重要性,但在信息系统预算时,往往未能考虑广泛的职员培训和技术支持所需的成本,造成日常运营中问题频频、有系统却无法正常运行。
3.中小企业信息构建的意义
中小企业信息构建的提出,是针对目前中小企业信息化过程中存在较多问题所提出的一种信息治理的解决方案。信息构建可以整合中小企业的各类与信息相关的信息资源,在企业战略的指导下,进行有效的信息系统规划和设计,在信息技术应用、信息系统开发或购置方面全面考虑企业的组织结构、人员、知识结构间的关系,使开发或购置的信息系统具有更强的针对性、适应性和柔性,以适应信息系统升级改造以及企业业务重组的需要。
三、中小企业信息构建的设计理念及解决方案
1.中小企业信息构建的设计理念
中小企业的信息构建应当是企业战略的指导下,全面整合涉及企业信息活动的各个要素,包括人员、信息系统、内外部数据、资金等要素,并将信息活动的结构与组织的业务结构、管理结构、技术结构协调一致,形成统一的信息生产、组织、管理、使用的界面。
中小企业信息构建的基本目标是:组织企业的信息资源,设计信息环境、信息空间,构建企业的信息体系结构,满足用户的信息需求。
2.中小企业信息构建的基本内容
(1)构建企业门户网站。通过门户网站形成企业内外部信息交流渠道,通过网站统一管理企业的对外业务界面与后台支持性信息系统,统一管理企业业务及管理活动中生成的各类信息及企业的外部信息。
(2)创新信息导航系统。为用户设计合理的、简捷的、宜于用户应用和理解的信息导航系统。可采用推式(Push)或拉式技术(Pull)为企业成员设计针对其特定需要的信息获取界面,及时将其关心的信息发送给用户。
(3)知识地图导航系统。用知识地图的形式设计信息检索途径,借助于文字、图片、图表、多媒体、投影、动画等高科技工具进行信息导航设计。
(4)网络、计算机导航系统。网络、计算机信息导航系统应由封闭式和开放式两大部分组成。封闭式用于用户导航检索,但用户不能擅自修改;开放式用于用户自己管理检索来的信息,自己可以整理、组织、输出等。
(5)创新用户信息需求。将信息组织好,给用户提供一个清晰的界面,采取更具艺术表现力的形式将用户所需信息艺术地展示给用户,在满足用户信息需求的同时培养用户对于信息功能的认知和对于信息的依赖。
(6)在传播显性知识(言传知识)的同时,有效地组织并传播隐性知识(意会知识)。通过引入信息构建的理念,将不能表达的隐性知识,通过多个层面,多方位的立体空间形式,用文本、图形、图表、多媒体、投影、网络等各种科技手段相结合进行多种艺术设计构思,从多个角度进行情景式的组合探索。将隐性知识转换成显性知识或用隐喻性文字表达或用相关的易于理解的知识去诠释,使隐性知识显性化,广而推之,提高隐性知识的应用。
3.中小企业信息构建步骤
根据现有的一些研究成果(如阿兰·博金斯的《企业信息构建》等),可以将中小企业信息构建的步骤提炼根据如下:
(1)确定企业的需求。即根据企业的业务及管理的需要,确定购买或开发哪些信息系统。
(2)分析企业的数据体系结构。中小企业每天要处理数量庞大、来源多样、类型复杂的数据,因此,一个建立在企业战略规划基础上的合理的数据体系结构可以说是EIA构建的前提。企业数据体系结构分为数据库模型和数据仓库模型,数据库模型用来描述日常事务处理中资料和关系,以及企业生产经营的内在联系,是数据体系结构的基础;数据仓库模型则描述企业高层管理决策者信息以及关系。
(3)解决数据冲突问题。为整个企业各项系统的开发、运行确定一套统一的术语标准,避免同一概念采用不同语词、同一语词表达不同含义的情况的存在,保
证各系统间的数据交换顺利进行。
(4)建立企业信息构建的模型。信息模型是企业经营活动过程中信息的采集、传递、加工、使用和维护等信息活动环节以及信息活动一般规律的描述,它涵盖了企业如何获取、归类、存储、查询、编辑、(信息)质量控制、提取、发布、访问有价值的信息等内容来辅助企业管理者最终做出决策,而这恰恰是EIA概念和目标中所强调的核心内容。应根据企业的基础结构(如政策、战略目标、各项要素、数据元素等)建立企业信息构建的模型,它应当是企业业务结构、管理结构和数据结构的仿真。
(5)改造现存的信息环境。对企业现存的数据结构进行评估,改变现有的与数据处理相关的各种工作模式等,提供新的数据结构、数据模式、数据字典等。
(6)将企业原有以实体形式存在的数据导向新的信息构建中的逻辑数据模式,并分析二者间的差异。
(7)制定改造计划,构建战略信息仓库,将既有的信息系统、信息数据向新的信息构建模式转变,完成企业的信息构建工作。
四、中小企业信息构建面临的问题和建议
1.中小企业信息构建中可能面临的问题
(1)中小企业信息化程度不高,缺少信息化战略的总体规划,各信息系统间缺少有格的组合和整洽,迫切需要进行信息构建,但中小企业的决策管理人员及相关人员却没有建立起与信息构建有关的知识与意识。
(2)许多中小企业依赖于传统营销模式和管理模式,对于企业网站对企业运营业管理的作用认识不清,网站功能的发挥也大打折扣,无法利用企业网站统一进行信息的获取、处理与利用。
(3)根据企业的业务、管理、数据三大体系模型开展的企业信息构建,需从企业整体角度考虑,需要跨部门、跨层次的配合,系统性和逻辑性都很强,而中小企业人员配备不全,专业人员较少或者专业技术不强,这样,中小企业无法有效地完成信息构建起这样一个复杂的系统工程。
(4)中小企业人员流动性质,部分人员素质偏低,对于信息系统、各类数据的使用较少,即使实施了信息构建,也无法充分发挥数据在促进企业运营管理中的作用。
2.中小企业实施信息构建的合理化建议
针对上述问题,中小企业在将信息构建应用到实际操作过程的前后,都需要做好充分的准备。
(1)企业信息构建必须在企业更高层面进行,EIA的实施必须依据企业战略需求,要在企业高层管理人员中普及企业信息构建知识,强化相关人员对于实施企业信息构建的意识。
(2)中小企业缺少信息化的技术实力,可以采用外包的方式,委托相关的咨询机构、系统供应商,完成企业的信息构建工作。
(3)要改变传统经营模式,提高对企业网站建设的重视度,利用企业网站统一管理各类信息系统及企业各类数据,实施企业信息资源的统一规划、统一管理及知识共享。
(4)建立企业信息构建体系,需要对员工进行指导,克服员工的思想障碍,提高其利用信息资源的能力。
(5)从战略角度考虑,在中小企业信息构建过程中,应当标出关键业务流程,企业在日常的运营和管理中不断应加强对内外部信息体系的完善和更新。在建设公司网站的同时,要预留出较多符合今后发展需求的设计,从而避免后期改动,减少资源的浪费。
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