摘要：通过制定费用额度下达和支出计划，提升费用管理有效性，加强费用发生过程的跟踪管理，探讨费用管控和挖潜增效的方式方法，要求费用发生符合合理性、合规性、必要性的原则，达到预算控制、降本提质增效的目的。
关键词：费用、额度、效率、降费 引言：
为了提高非生产性可控费用管理水平，费用效率对标先进，实现费用管理系统化、科学化，有必要对非生产性可控费用管控方法和措施进行研究，寻求费用管理有效途径。
正文：
一、制定费用额度下达和支出计划 （一）目的和意义
有计划地管控费用，有助于费用额度管理系统化，便于各部门按进度合理安排费用支出，按计划掌控费用开支进度，防止额度失控和下达环节出错，减少不必要的浪费。编制计划虽然不能确保达到预期效果，但是肯定比无计划更能达到管理目的。
（二）方式
当费用年度预算审批完成后，就需要按期间和层级分解落实。期间就是根据管理需要指按季度、月、旬分解，定时下达；通常公司公司年度费用预算已经包括了公司部室和各子公司，年初应将各部门年度费用预算通知下去，并要求各部门按费用组织机构分解到基层，便于基层组织安排工作业务费用开支计划，按照本组织期间额度合理支配。
（三）编制内容
1．公司部室编制额度计划二维表（部门、期间额度），专项额度期间计划，规则和管理要求。
示例: 某公司部室一季度额度下达计
划 单位: 万
元
部门名称 1月 2月 3月 合计 总经办 1 2 3 6 财务部 0.5 1.5 1 3 销售部 5 10 10 25 合计 6.5 13.5 14 34 额度一经审批通过，则严格执行，期间内不得随意调整，任何变动均需申报审批。 2．基层组织（包括公司部室）按期间额度安排工作业务，编制工作事项费用计划表。
示例: 某公司销售部2月份工作事项费用支出计划
表 单位: 万元
本月差旅费 支出项 测算简述 预计费用 本月业务招待费支出项 测算简述 费用 预计4人分别省内、华东、维护客户关系 华南、华中出差，省内0.5万元，省外人均1万元 3.5 维护客户关系 商务交流，人均0.3万元 1.2 拓展市场 2人分别到东北、西北调研市场发展客户，人均1万元 2 场 潜在客户拓展市拜访交流，人均0.5万元 1 售后服务 元 省内2人，人均0.5万1 - - - 合计 - 6.5 合计 - 2.2 本月额度 - 7 本月额度 - 3 预计余额 - 0.5 预计余额 - 0.8 备注：办公费、公务交通补贴支出参照上表。
费用支出计划必须在总控制额度范围内执行，在总额度不变的情况下，部门内部可根据业务需要进行调整。
3．子公司按期间额度分解到基层组织，编制各基层组织工作事项费用计划表（包括专项费用），明确规则和管理要求。子公司额度分解到基层后，基层部门可以参照公司部室编制工作事项费用计划表。应注意以下两点：
一是子公司尽可能构建合理管理层级，层级越多管理难度越大、效率越低。具体体现在纠纷多、额度调配难、工作量大、管理容易失控和出错、费用追踪困难、统计汇总时间慢。
二是按非必要不出行、非必要不发生、少花钱多办事的原则审核调整支出项，最大限度降本增效，工作事项费用计划表由部门分管费用领导严格审核，负责人签署作为费用管控依据。
二、执行情况追踪管理
费用执行过程应该管些什么？怎么管？下面介绍管控方法： （一）掌控进度
额度下达计划和支出计划制定后，密切关注费用项的发生情况，每周统计各类费用发生额，掌握费用的支出进度，发现超额或即将超额情况，及时向主管领导汇报，及时介入管理，与超额部门沟通，了解超额原因，分析合理性、合规性、必要性，研讨控制和解决办法，确保后续费用支出控制在额度范围内。
示例: 某公司销售部2月份费用支出进度追踪
表 单位: 万元
1~3第3周（2月11日—2月217日）部门名称 标 月 目（万元） 周（1月28日—2月17日）（万元） 明 说控费建议 差本周目标 际 实异（-余额、+超额） 进度目标 际 差异实（-余额、+超额） 总经办 2 0.4 .3 01 0.1.3 1.2 0.1 财务部 1.5 .3 0.1 02 0.1.1 0.9 0.2 销销售部 10 2 2 0 7 6.9 售部加0.1 强控费，避免超额 合计 13.5 .7 2.4 23 0.9.4 9 0.4 备注：三公经费、办公费、公务交通补贴等各类费用均可用上表进行管控 （二）调整余额
子公司根据费用进度追踪情况，以及工作方向和工作重点的变化，从公司统筹角度出发，合理调整各基层部门工作事项费用计划表，哪些工作需要增大费用支出，哪些应该暂缓或终止。同时，根据工作事项费用计划表，动态调整各基层单位的各类费用余额，确保不超各分项费用总额情况下，平衡各基层部门的费用额度，确保本公司工作的有序推进。调整后由部门负责人签批执行。
示例: 某公司基层单位2月份费用额度调整
表 单位: 万元
部门名称 余额 现有调增 调减 调整原因 调整后余额 部门甲 0 0.4 0 行业协会通知开会 0.4 部门乙 2 0 0.4 消 外出考察取1.6 合计 2 0.4 0.4 2 三、费用效率管理
费用效率管理是超过额度管理更高层面的管理。每项费用都有特定用途，同于推进各项工作，或是完成特定目标，或是完成特定任务，也有保障生产经营正常开展作用。费用管理追求的是用最小的费用投入产生最大的工作成果，少花钱多办事，发挥费用投入的最大效率。反应企业费用管理水平的高低的指标就是费效比，不在于你花了多少钱，而是花出去的钱取得多大成果。如果费效比是正向线性上升的，那么上级就愿意投入更多的费用以期达成更大的成果，就会主动增加费用预算，同时企业也会获得良好的声誉，提高同行中的地位。因此管好费用效率对各经营主体而言是有好处的，非常有必要。那么怎样才能取得较好的费效比呢？这就需要采用有效的方法进行管理。
（一）制定对标目标和计划
1．制定对标目标。费用效率指标主要有三种，一是费用与经营目标挂钩的相对指标，二是费用与工作任务挂钩的指标（纳入年初预算的专项预算、新增专项预算），三是保障生产经营正常运转的费用指标（常态化履职预算）。怎样制定对标目标呢？首先与经营挂钩的，应该从同行业先进企业中选取指标值作为对标目标，与任务和保运挂钩的则可以在公司内选取先进水平单位的指标值作为对标目标，也可以将部室门历史最好水平作为对标目标。总之，对标目标定到什么水平要根据部室门现状考虑，逐步向最先进水平靠拢。
2．统筹安排。有了目标，必须有实现目标的的统筹安排。统筹安排就是要将有限的费用安排到对实现目标最能起作用的地方。比如提高销售收入的关键点
在销售量潜力最大的销售部门，提高利润的关键点在售价较高的市场经销部门，效益的潜在增长点在新产品研发和项目的建设方面。对以上关键部门增大费用投入，同时下达目标任务，完成时间要求，目标以费效比表示，同时制定考核奖惩办法。
（二）对标过程管理
统筹安排不代表万事大吉，必须进行追踪管理才有可能达到预期目标。 1．解决问题。及时分析掌握影响目标达成的各种问题，组织研讨解决办法，督促具体落实，评价落实效果，改进措施，直到问题解决为止。
2．激励帮扶。对达标过程跟踪评估，动态分析指标变化趋势，掌握各部门达标进度，通报各部门达标工作推进情况，对推进较好的给予激励和表彰，推进不力的由分管领导督导，请先进部门给予适当工作帮扶，分享管理方法措施、降费增效措施。
3．正确导向。打破额度靠要，倡导额度靠挣风气。按费用效果适当调整额度，调减效率差部门额度，调增效率高部门额度，增长杠杆的动力臂，适当缩短阻力臂，充分发挥费用杠杆激励作用。
4．经验推广。总结推广成功经验，为下一阶段提高费用效率工作提供指导。 四、控费分析处理方法及降费措施
费用管理人员经常会遇到额度使用得快，费用失控，出现不够用的情况，而各部门又在申请增加额度。很多管理员不知道出现这种情况的原因？哪里出了问题？甚至无法分辨真假？不知该如何应对处理？下面谈谈分析和应对方法：
（一）情况分析
额度不足原因很多，归集起来起来有以下几种情况 1．预算粗糙
一是年初编制预算比较粗糙，没有将费用与各组织的工作目标任务关联起来，没有做工作项费用计划，而是在以前的发生额基础上简单估算，对所需费用估计不足。二是当各组织工作目标任务发生变化的时候，各组织额度没有相应调增调减。直接影响就是，额度在各组织之间分部不合理不平衡，导致需要推进工作的组织缺额度，工作任务不重的组织额度有富余。
2．浪费现象
一是花费习惯，有些部门历来费用预算就比较高，加上当地的风俗习惯，长期以来养成花钱大手大脚习惯，二是额度多就多用、额度少就少用的思想，费用开支有弹性；三是担心额度不抓紧用完下次会被削减，突击花钱。
3．管理松懈
管理人员缺乏节约意识，没有认真去落实公司降本增效要求，不按必要性原则去管控费用，而是根据需要去发生各种支出。没有费用分析，不严格进行过程管控，费用开支长期处于失控状态。
4．费用依赖
有些部门不主动去管控费用，费用额度不够就以各种名目向上级申请，通常划小或新增组织机构，分解增多工作项，没费用影响工作推进等理由申请额度。
（二）应对处理
应对处理前先要辨别，额度不足属于那种情况，有针对地采取合理合规的应对方式，不能一味简单粗暴控费。具体方式如下：
1．超额原因辨别及合理需求的支持
根据工作任务和费用支出项真实性和合理性审核，以及费用效率的评估，对费用开支合理且节约的部门，应该适度调增额度满足需求。真实性审核需要根据提供的依据多方验证了解，费用效率需要根据指标对标方式评估。是否节约需要根据支出项金额和频次，结合挖潜增效落实情况的检查进行验证。
2．不合理超额的应对处理
对于不合理超额的部门，应该采取额度强控的方式应对。 （1）重编或重审费用支出计划
对于没有编制费用支出计划的部门要求严格按要求编制；对已编制的要重新审核，对不实或不可预见的费用项进行审减，根据审核情况适度调减费用预算。
（2）调整额度下达固定模式
按目标精准分解，根据各部门工作任务项和支出项办理时间，有计划分时下达额度，延缓额度下达进度，将额度从紧压力传导给各部门，从而促使其主动管控费用，减少浪费和不必要支出。
（3）变事后管理为事前管理
对于一部分合同支付的费用，未受费控系统管控，发生后才进入财务账套，这就需要改变现有的管控方式，具体办法是，明确要求基层部门采购发生前报费管负责人审核批准，办公用品按必要性和节约原则采购，小车修理费和油费结算周期不宜过长。周跟踪发现未按公司控费要求办理的费用项，则按实际发生额冲减该部门剩余额度，余额不足则扣减下月额度。
（4）检查督导和整改
组织相关管理部门对费用组织进行全面检查，对违规行为、浪费现象、超额情况严格检查审核，对发现的问题进行通报、预警或警示，并限期整改，回头看整改效果。对拒不落实整改要求的给予必要的处罚。
（三）降费措施
1．抓重点定规范措施促降费
每年公司发生的“三公经费”金额较大，应作为降费重点，要降费就要从产生费用的源头着手。
（1）通常生产经营存在大量的商务接待，但很少有部门去分类分级管理，去区分重要接待和普通接待，并分别制定接待标准，是在外面餐饮接待还是内部工作餐接待，随意性强。如果在这方面制定制度规范并严格执行，则可立竿见影大幅度降低接待费用。
（2）差旅费、小车费产生于各种出行需求，包括子公司开展工作交流、技术支持、管理支持、稽查、审核等日常管理业务，外部出差主要包括外出培训、参观考察、调研、参加行业及专业会议等。很少有部门从出行的必要性和优化推进工作的方式上去规范，出行审核难免存在随意性，有申请就批准。如果各级组织将出行的必要性加强审核分析，减少一部分非必要出行，则可以节约大量的差旅费和小车费。比如审核时，分辨哪些是必须出行才能达成工作目标的，哪些事情可以通过通讯和线上沟通交流就能解决，哪些会议可以网络视频召开等。
2．办公区降本增效措施
（1）措施：研究讨论拟定办公区降费举措，其中可直接产生效益的措施，通过行为规范及可操作性优化产生效益措施。
（2）范围：从能源消耗、办公耗材、设备维修、服务类支出、工作事项、行为方式等方面全方位挖潜。
（3）方式：降费措施明确牵头部门和责任人，组织降费相关的部门全面推进落实，并抽选人员对各部门日常落实情况监督检查，对推进不力的部门提出整改意见，督促改进。降费措施可向公司范围内各子公司推广，达到全公司全员参与挖潜增效目的。
（4）效果：实施前统计上半年能源、维修、服务、物资等实际发生额，作为比较基准数，通过一段时间的推进落实，观察降费效果。如果效果不理想则分析存在问题和原因，研究解决办法，加强管控，直至达成降本增效目的。
结论：只有结合自身实际，不断学习探索有效的费用管控方法和措施，持续优化改进，才能有效提升管理水平，达到管理目的。
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